Palm OS 를 이용한 GTD (WordPress 사이트에서 이전)

[ Note: 2019.10.14 ]
아래의 글은 제가 2003년 쯤에 KPUG 라는 커뮤니티에 올린 글입니다.
아주 오래된 글이라 거론되는 기기 (팜 PDA) 와 앱들도 이제는 찾기 힘들게 되었고 사이트도 개편되면서 원글도 날라 갔지만 GTD 를 설명하는 내용은 아직도 유효한것 같아 다시 찾아 올려 봅니다.

GTD란 무엇인가? GTD 는 Getting Things Done의 약자입니다. 이는 David Allen이 저술한 책의 제목으로서 그책에서 제시된 일정관리/정리법의 명칭이기도 합니다. Franklin Covey 와 같이 일정관리법이지만 다른점이 많습니다. 한글로도 GTD는 번역출판되어있는데 제목은 "끝도없는일 깔끔하게해치우기"입니다. (ISBN: 8950904896). 이링크를 따르시면 찾을수있습니다. [노트: 번역본은 절판된지 오래 되었고 또 번역가의 사견도 좀 들어간 정확하지 않은 번역이라고 합니다]

간단한 GTD 요점정리
1. 모든Stuff (만남약속, 읽어야되는 메모, e-mail, 음성메세지, 이런저런 청구서… = 업무.) 는 처음엔 INBOX로 들어간다.
2. 한번 본 INBOX 아이템은 다시 INBOX로 들어가지 않는다.
3. 모든 업무는 INBOX에 수집된후 검토 와 정리의 과정을통해 8목적지중 하나로 간다: Trash, Someday/Maybe, Reference, NextActions, Project, Waiting For, Calendar, Project Plans (그림참고 – 행동을 취할수있는지 없는지, Project인지 Next Action (다음행동) 인지 구분 가장중요). Next Actions (다음행동) 과 Calendar (달력일정) 으로 분류된 업무들은 실천된다.
4. Project = 목표 + 목표를 달성하는데 필요한 2가지 이상의 행동들
5. Project Next Action = "내가 오늘하루를 오로지 Project에 제시한 목표를 달성하는데 투자한다면 당장뭘하기시작할까?" 이질문의 답.
6. 2Minute Rule = 2분안에 끝낼수있는 Next Action은 당장해버린다.
7. InBox와 Next Action 폴더가 비면 아무것도 안해도 된다. 마음편히쉬어도 된다. 아무것도안할때에도 자기가 뭘안하고있는지 알고있으면 마음이 편하다.
8. Time Management – 시간관리 – 라는것은 없다. 아무리 관리해도 하루가 25시간이 되지않는다. 우리가 관리할수있는것은 자신의 행동이다.
9. 매일 계획을 세우지 않는다 – 계획은 실전을 살아남지 못한다.
10. 일에 Priority를 두지않는다 – 일은 중요한것부터 먼저하는것이 아니라 그일을 할수있는 상황에 처했을때 하는것이다 (사무실에서만 할수있는일이 아무리중요해도 집에서는 할수없다.) 시간적 압박이있는일은 달력에 입력한다. 11. Review는 일정한 기간마다 정기적으로 하는것이 아니고 필요한만큼한다 – 하루에 5번할수도 있고 일주일에 한번할수도 있다.
12. 메모하는 습관을 길러야한다 — 머리속에남은 미완의 과제들은 스트레스의 근원이다. 모두 적어서 InBox에 넣어버려야한다. 그러하지 않는다면 InBox를 비워도 시원하지않고 찝찝함을 느낀다. 새로운 이시스템을 배우고 설치하는 이유는 일이끝난 시원함을 자주느끼게되기때문이다.

Palm 을 이용한 GTD SetUp: Jeff Kirvin 의 논설번역. [::Note: 스크롤압박 있습니다. ::] Getting Things Done in the New Year by Jeff Kirvin 5 January 2004 http://www.writingonyourpalm.net/column040105.htm

It’s been a while since I’ve done a planning column. Like many, I use the transition of a new year to reevaluate my life, set goals for the next twelve months, and vow to myself to actually make some changes this year.

제가 일정관리에 관한 논설(?)을쓴지 꾀 많은시간이 흘렀습니다. 많은이들이 그러듯이 저는 새해를 맞이하며 생애를 뒤돌아보고 앞으로 다가올 12개월동안 달성하고싶은 목표를 세웁니다. 그리고 이번해에는 뭔가 달라지겠다고 맹세하죠.

And then usually, I do none of that.

그리고나선 아무것도 하지도, 바뀌지도 않습니다.

Well, this year really is going to be different. I’ve spent the last several weeks reading, digesting and cogitating on David Allen’s book, Getting Things Done. I think Allen is On To Something in a big way, and I’ve decided to adopt his planning methods, adapted accordingly to my Palm.

이번해는 그렇지 않을겄입니다. 지난 몇주동안 David Allen의책, Getting Things Done을 읽고 소화시키며 생각하고있었습니다. 내생각엔 David Allen 은 뭔가 커다란 진리(?)를 깨닫고 있는것같기때문에 그의 계획방법들을 채용하기로 했습니다, Palm을 사용해서 말이지요.

I highly recommend Allen’s book, and it’s available on Audible if you’re too busy to sit down (that’s the way I "read" it, since it’s only available in paper otherwise; if I can’t get it digital audio or an ebook, I ain’t reading it). Basically, though, here’s the gist.

Most people are overwhelmed and thus "stuck" because they keep too much of their stuff in their heads. When you decide you need to do something, some part of you (I think of it as a tiny little drill sergeant) starts hounding you to do it, right now. No matter what else you may be doing, anything else marked as "pending" in your head creates conflict and stress. As soon as you have two things to do and can’t do them both simultaneously, you’re stressed.

대부분의 사람들은 자신들의 머리에 너무 많은것들을 간직하고있기때문에 그것에 압도당하며 살고있습니다. 당신이 어떤문제에대해 행동을 취하기로 결정했을때, 당신의 머리의 작은 부분이 (두뇌속의 작은 훈련교감으로 생각하십쇼) 그것을 지금당장 실행하라고 몰아댑니다. 무었을하고있던간에 머리속에 다른 미완의 과제가있다면 혼란과 스트레스를느끼는겁니다.. 한꺼번에 처리할수없는 두가지일이 생긴순간에 스트레스는 생깁니다.

Allen has found a way to achieve stress-free productivity, what he calls a "mind like water", to use a karate analogy. You can do things without worrying about what else is being left undone.

Allen씨는 스트레스없이 생산성을 올리는 방법을 발견했는데 그는 그것을 가라데의 “물같은 마음”에 비교합니다. "물같은 마음”을 이루면 무엇을하더라도 그순간에 하고있지않는일때문에 압박받지않을수있습니다.

[:: Note: 물같은 마음: 물은 돌을 던지던 잎이 떨어지던 물에떨어진 물건의 부피와 무게에 정확히 비례되는 반응을 보입니다. 가라데에서 이런마음을 가지라는것은 상대방의 움직임에 적절한 반응을하라는것입니다. 반응에 너무 힘이들어갔거나 힘이모자라면 상대를 제압하는데 오히려 더 방해가 된다는거죠. 이것이 어떻게 업무에 적용되는지는 저도 잘모르겠습니다. ::]

How do you do this? Get stuff out of your head, and into a trusted system that you know you’ll review on a regular basis. Allen spends much of the book explaining how to set up a paper system, but where’s the fun in that? I’ve found that with a few extra software titles, a Palm works just as well, if not better.

그것을 어떻게하냐고요? 머리를 채운 모든것들을 믿을수있는 정리체제, 정기적으로 검토하는 정리체제로 옮겨버리는것입니다. Allen씨는 책의 대부분을 종이로 이런 시스템을 구현시키는방법을 설명하는데 바쳤는데, 종이는 재미가없죠. 몇몇 응용software와 Palm을 이용해서 구현한 시스템이 더효율인것같슴니다.

The first component is Slap, from Hands High Software. Slap is an ingenious little package that does what the stock applications can’t: give you one and only one place to write down all your stuff. Slap looks a bit like Memo Pad, with lines for text entry. On the right side of the screen are icons for Date Book, Address Book, To Do List and Memos, along with another icon for other "Slap-aware" applications. Along the bottom edge of the screen are icons to insert the date and time and a button to clear the screen and start over.

필요한 첫프로그램은 Hands High Software 의 Slap입니다. Slap은 기발한작은 프로그램으로서 기본어플들에서 찾을수없는 기능을 선사합니다: 모든Input을 받아들이는 통일된장소를 말이죠. Slap은 얼핏보면 MemoPad 와 비슷합니다만 화면 오른쪽에 Datebook, Addressbook, TodoList, Memo 등등 아이콘이있는것이 다릅니다. 화면하단에는 날짜와 시간을 넣어주는 버튼과 화면을 지워주는 버튼이 있습니다.

Here’s how Slap works. Let’s say you’re at a staff meeting. Instead of jumping from app to app trying to create appointments, write down phone numbers and jot action items to do before the next meeting, you just keep Slap open and write down everything that comes up. And example might be:

Slap사용법은 간단합니다. 가정을해서 당신이 참석한 회의에서 만난 동료와 따로 만나기로 했다합시다. 이런저런 어플들을 돌리며 전화번호, meeting, 그리고 회의전에 해야할 준비사항들을 따로적는것보다 Slap을 이용해 한곳에서다 입력을 해결하는것이 편합니다. 예를들어:

Meet with Bill 1/9/04 2pm Bob Thomas 303.555.1212 Call Bob re proposal Wax cat Conquer Albania

Meet with Bill 1/9/04 2pm Bob Thomas 303.555.1212 Call Bob re proposal Wax cat Conquer Albania

When you’re done, tap on the first line to select "Meet with Bill…" and tap the Date Book icon on the right.?Slap will create a new appointment in the Date Book for January 9, 2004 at 2:00 pm called "Meet with Bill". Tap on Bob’s name and number, then tap the Address Book icon, and a new contact record is created with Bob’s name and number pre-filled. Select the rest of the lines, then tap the To Do List icon, and three new tasks appear in your To Do List.

이렇게 적고나서 “Meet with Bill…”을 그줄을 한번눌러 선택한다음 Datebook icon을 눌러주면 Datebook 에 Meet with Bill 이란 일정을 2004년1월9일 오후2시에 만들어 줍니다. “Bob Thomas…”를 선택한다음 Addressbook icon을 눌러주면 전화번호부에 Bob Thomas라는 기록이 생기고 전화번호가 입력되어있습니다. 그리고 마지막세줄을 선택해 Todo List icon을 눌러주면 ToDo list 에 세가지 새로운 Todo 아이템이 생깁니다.

Slap is an incredible way of "dumping" all the stuff in your head into your Palm without trying to figure out what do with it while you’re brainstorming. The first step in Allen’s process is to get all the stuff out of your head, without making any judgments about it. Trying to figure out what to do with stuff while you’re processing it just slows you down, makes you miss things, and often leads to bad decisions because you didn’t think things through. Whenever I have an idea, any idea, I whip out my trusty Tungsten E, hit the Notes button (now mapped to Slap) and jot it down. I don’t think about it, don’t try to plan anything, I just write it down. But the key is that I do that with everything that pops into my head. This isn’t perfect, and I’ll be better off when I get the OS6 successor to the Tungsten T3 this spring, since a lot of the time I’d be better off recording stuff in the voice recorder, then dumping it to Slap when I park the car. Still, Slap’s a pretty good start at being a universal "inbox" for everything that’s on my mind.

Slap은 머리속에있는 여러자료들을 Palm 에 빨리입력시켜버리고 잊어버릴수있게해주는 유용한 유틸입니다. 아이디어를 구상하는동안 불편한 입력으로인해 생각이 끈어지는것을 막아주고 자료의 쓰임세를 판단할필요없이 저장을 가능하게해줍니다. 전체적인 아이디어가 구상되기도 전에 이것을 어디에 쓸것인가를 생각하는것은 역효과를 초래하며, 중요한 요점들을 놓치게하고 현명하지못한 결정을 유도합니다. 아이디어가 떠오르는즉시 적는것이 중요합니다. 그것을가지고 언제 어떻게 행동을 취할까하는 생각은 나중에 모든 아이디어들을 모아놓고 한꺼번에 결정하는것이 가장효율적입니다. 생각을 Palm에 입력하는것은 완벽하게 빠른것은 아니지만 OS6 을 탑제한 T3의 후계기종이 이번 봄에 출시되면 입력이 더빨라질것같습니다. 음성녹음을 지원해 운전중에도 아이디어를 기록할수있기때문이죠 ? 물론 주차후 녹음된 아이디어를 Slap으로 입력시켜야되지만요. 어쨋던 Slap은 universal “inbox” 구현하는데 있어 좋은 시작인것같습니다.

[:: Note: 여기서 필자가 아이디어라는것은 획기적인생각뿐이 아니라 아주 사소한 생각도 포함하는것같습니다. 그러니까, 갑자기 오래보지못한 친구에게 연락해야겠다는 생각이들면 그것도 아이디어입니다. 그리고 클리에나 T3 쓰시는분들은 음성녹음기능이 있으니 지금부터 차에서나 화장실(?) 에서 뭘해야겠다는 생각이들때 녹음하셔도 되겠습니다. ::]

After I’ve got To Do items created for new stuff (although Slap works with all the built-ins, 90% of my stuff are tasks), the next thing I do is fire up ShadowPlan and figure out what they are. I have a Shadow database that automatically imports any new tasks and appointments every time it’s started. I have a few "top level" divisions within the outline for big areas of my life: Personal, Work, Writing, etc. I drag new items where they go, then start figuring out what they are, one at a time.

내가 해야할일들이 Todo 아이템으로 모두 입력되고나서 (Slap이 모든 기본어플과 연동되지만 90%의 입력은 Task 입니다) 할일은 ShadowPlan 을 실행시켜 그것들을 정리하는것입니다. ShadowPlan 에는 강력한 Import 기능이있어 모든 새로운 Todo 와 appointment 은 지정된 Database로 자동 입력이 됩니다. 이 Database 는 크게 Personal, Work, Writing, etc 등등 내 생활의 주된부분들로 나누어있어 Import된 Todo 아이템들을 정리할수있습니다. (이것들을 필자는 Top Level Item 이라 합니다.)

A lot of people get bogged down trying to do projects. Allen points out that you can’t do a project. You can only do individual actions related to the project. For each new item in my outline, I have to look at it and decide: is it a project, a stand-alone action (basically, an one-action project), or reference for something down the road? I only use two item views in this Shadow outline: Note, for projects and top level items, and Custom, which shows just the title and To Do link box for actions. If something is an action, I pretty much leave it alone, or move it under any existing project that it fits with. If something is a project, I rename it to a successful outcome.

많은이들이 Project를 하다가 궁지에 몰리게 되는데 Allen씨는 이것은 project의 정의를 잘못생각하고있기때문입니다. 우리가 행할수있는것은 Project가 아니라 그것에 연관된 개개의 행위들입니다. 모든 새로운 아이템들은 이러한 심의를 거쳐야합니다: 이것은 Project 인가, 아니면 한번만에 끝낼수 있는일인가, 아니면 아무런 행동을 취할수없는것인가… ShadowPlan 안에서 저는 두가지 item view를 사용합니다: Note (Project와 Top Level Item들을 보기위한) 와 Custom (아이템의 제목과 개개의 행위 (Action)들의 Todo 링크만을 보여주는). 아이템이 행동이면 그것은 그냥 놔두고, 아니면 적절한 Project 밑으로 옴깁니다. 만약 아이템이 Project라면 그것은 목표로 바꿉니다.

[:: Note: David Allen은 Project의 정의를 구체적인 목표와 그것을 달성하기위해 필요한 두개이상의 행위라합니다. 이것은 약간 생소한 생각인데 예를들어 집안대청소라는 Project 는 없습니다. 그것을 GTD식으로 풀면 “어딜봐도 집이 깨끗하고 정리정돈되어있다” 라는 목표와 그것을 달성하기위해 필요한 "수납공간을 늘리는 가구사기" “먼지털기”, “잡지정리” 등등의 행위들입니다. 나중에 나오겠지만 이 행위들을 TODO로 링크되 적절한 Category에 저장되어야합니다. ::]

How do you know when a project is really finished? "Conquer Albania" might sound good, but how do you know, really, when you’ve succeeded? All my projects take the form of a positive statement, phrased as a sentence. The above example might be changed to "I am the supreme ruler of Albania, loved by all its citizens." As long as that statement isn’t true, the project isn’t complete (if this sounds like a flow chart, my programmer roots are showing). Also if something is a project, I’ll de-link it from the To Do database, since you can’t do a project. You can do Next Actions, so I’ll create new child tasks under the project outcome statement that relate to it.

Project가 끝난지는 어떻게 알가요? 예를들어 “Albania 정복” 이라는 Project를 생각해봅시다. 거창하지만 언제 이안이 성공적으로 끝났다고 할수있을까요? 모든 Project의 제목은 긍정적인 성명이어야 하며 문장으로 표현되어야 합니다. “알바니아 정복” 이라는 Project는 사실은 “나는 알바니아의 절대적인 군주이며 모든백성의 사랑을 누린다.” 라고 불리어야합니다. 이것이 사실이기전까지 이 Project는 끝났다고 할수없는거죠. 다시 Palm으로 돌아와서 어떤 아이템이 Project라고 판단되면 Todo 링크를 해제해야 합니다. Project는 할수있는것이 아니고, 그에 연관된 다음 행동 (Next Action)만이 Todo 링크됩니다.

[:: Note: 책을 읽지않고 이부분을 이해하기 힘든데 중요한건 뭐가 Todo 아이템이고 뭐가 Project인지 구분하는것입니다. 만약 여러분의 Todo를 봤을때 “집안 대청소,” “주말에 야외로놀러가기,” “자동차 정비,” 등등 Project가 있다면 그것을 Todo 에서 빼야합니다. “주말에 야외로놀러가기” 는 너무 총괄적이고 막연하므로 “주말에 집밖에서 친구들과 즐겁게 놀기”로 제목을 바꾸고 그것을 구현하는데 도움이되는 행동들 …”구워먹을 고기와 야체사기” “양산, 야외의자, 게임준비” “같이놀러갈 사람들 물색” “어디로갈까 결정” 등등이 Todo에 들어갑니다. Project를 너무 간략하게 줄여서 부르다 보면 여러 단계가 있는것이 Todo한줄로 압축되어버리죠. 이렇게된 “Todo”를 피하게되는 이유는 그것을 할려그럴때마다 그안에 압축되어있는 여러단계들을 일일이 생각해내고 적절한 순서로 나열해내야되기때문이죠. 이것은 많은 생각이 들기때문에 이것또한 하나의 행동이라 할수있고, 이것이 끝나기전 다른단계들의 진행에 저항을 느끼게되는거죠. ::]

Once I’ve linked my next actions to tasks in the To Do database, I open up the To Do application and put them in context (a new-fangled way of saying categorize). I have my To Do categories set up to correspond to settings in my life. "Home" for things to do while in or around my apartment. "Work" for things to do at the store where I work. "Phone" for calls I need to make. "Computer" for things I have to do at my PC. And "Anywhere" for things that aren’t location-dependent. (Writing tasks go in Anywhere since I always carry my Palm.) Once I’m done with this step, I can quickly see anything I need to do when I have a few moments in any given location.

모든 행동들이 Todo database로 링크된다음엔 Todo application 안에서의 정리가 필요합니다. 행동들은 경위(Context)를 따라 정리하는데 이건 어느상황에서도 내가 할수있는일이 무었인지를 빨리 알아내는것이 중요하기 때문입니다. Todo Category는 내 삶의 터전이되는 여러장소들에 대응이되게 만들어놨습니다. “집” Category 안에는 집에서 할수있는 행동들을 정리해놓고, “일” 밑에는 제가 일하는 가계에서 할수있는 행동들을 적어놓습니다. “전화” 밑에는 전화해야되는 여러사람들과 용건들이 정리되있고 “컴” 밑에는 컴퓨터앞에서만 할수있는일들을 정리합니다. “아무데나” 라는 category도 있는데 여긴 장소와 상관없이 할수있는일들을 넣죠 (저술은 아무데서나 할수있습니다… Palm을 쓰기때문이죠). 한 행동을 끝낸다음 내가 이곳에서 더할수있는일이있는지 쉽게 알수있습니다. 왔다갔다 하는것을 줄일수있겠죠.

This massive Shadow outline becomes the basis for my weekly review. At least once a week (but more often if I’m hit with changing focus or I feel myself starting to drift) I go through my Shadow outline and assess each outcome statement. Is it complete? If not, what’s the next action? I then create new child tasks for next actions, then go into the To Do List and assign the proper contexts.

위에서 말한데로 Todo와 Datebook 아이템들을 Import 하다보면 Shadow outline 이 상당히 커집니다. 적어도 일주일에 한번 (그러나 상황이 급작스럽게 바뀌거나 내자신이 뚜렷한 목표없이 떠돌아다니는걸느낄땐 더자주) Shadow outline 을 검토하고 Project outcome statement (지정된 목표들)을 읽어봅니다. 끝났나? 아니면 그다음 행동은 뭐지? 생각나는 다음단계가 있으면 그것을 Project밑에 적고 Todo로 링크합니다. 그리고 Todo어플로가서 적절한 Category에 배정을 하죠.

Not all of my projects are things I want do right now or in the near future, and maybe not at all. For these items, I have a final top-level view called "Someday/Maybe." Into this level go outcome statements with no next actions, or at least no next actions that actually link to items in the To Do database. The Someday/Maybe list gives me the freedom to record everything, no matter how "blue sky" it may be. Anything I may want to do, no matter how silly, unrealistic, or foolishly optimistic gets recorded because somewhere down the road, I may decide to do it. An example of one of my Someday/Maybe items is "I’ve published Saurians, the long-awaited sequel to Between Heaven and Hell, and it’s a runaway best-seller." I’m not working on this project currently, so I have no next actions for it, but it is something I want to get back to eventually. Also notice that outcome statements are the best possible outcome, so your next actions lead to towards great success. If you aim low don’t be surprised when you hit what you were aiming for.

모든 Project가 당장끝마쳐야 하는건 아닙니다. 가까운미래에 시작할수도있고, 아주 안할수있는것도 많겠죠. 이런것들을 정리하기위해 Shadow top level view 하나더 만들었습니다 ? Someday/Maybe. 여기에 들어가는것들은 Project이지만 다음행동이 없는것들입니다. 이런 Top Level Item을 만든 이유는 아무리 막연하고 바보같은 목표도 (알바니아 정복) 안전하게 저장할 자리를 마련하기 위해서입니다. 언제 어디서 이런 project들을 시작하고싶다고 마음이 바뀔지 모르는것이기때문이죠. Someday/Maybe 아이템의 예를 들자면 “나는 Saurians, 팬들이 오래기다려온 Between Heaven & Earth의 후속작품을 출판시켰고 이는 베스트셀러가 되었다” 라는 Project 가있습니다. [::Note: 저자 Jeff Kirvin 은 공상과학소설가입니다. Saurian과 Between Heaven and Earth는 그의 소설들인것같습니다 ::] 이 project는 현제 아무 진행도 되지않고있고 그래서 다음행동 (next action)도 없습니다. 하지만 언젠가는 끝낼 project 이죠. 또 하나 중요한것은 outcome statement (Project 목표 = 제목)은 최선의 결과입니다. 목표를 높게잡으면 당신의 행동들이 높은목표를 구현시키는데 도움이 될것이고 목표를 낮게잡으면 행동들이 낮은 목표를 구현시킬것이다.

Allen stresses that there is a difference between long-term tasks and someday/maybes. Long-term tasks may take a long time to complete, but they should have a pending next action. To extend on Lao-tzu, the journey of a thousand miles may start with a single step, but if you don’t start walking now, you ain’t gonna get anywhere. It may take me decades to conquer Albania, but I’m going to figure out where the heck it is today.

Allen씨는 장기적 목표와 someday/maybe의 차이가 중요하다고 합니다. 장기적 목표 (Long Term Tasks) 는 달성시키는데 오랜시간이 걸리지만 항상 다음행동 (next action)이 있습니다. 맹자의 말을 빌자면 천리길도 한걸음부터입니다. 하지만 걷기시작하지않으면 (그러니까 someday/maybe 에 배정해놓고 행동을 취하지 않으면) 목적지에 도달할수 없다는것입니다. Albania를 정복하는데 수십년이 걸리겠지만, 오늘 그나라가 어디있는지를 알아내면 그목표에 한발작 더 다가간것입니다.

Speaking of today, now that I’ve explained how to record all your stuff, decide what it is, what to do about it, and where to do it, it’s time to discuss how to remind yourself to do that when you’re in the proper context. I toyed around with the Tungsten E/T3’s stock Calendar and Tasks applications (which, as I’ve said before, are significantly improved over the original Palm Date Book and To Do List), and Iambic’s Agendus. In the end, I went back to Pimlico Software’s DateBk5.?The clincher for DateBk5? Context views.

오늘얘기가 나와서 말인데 이제 어떻게 기록을하고, 그것이 무엇인지 판단을하고, 그것에 대해 어떻게 행동할것인지 정하고 어디서 행할것인지를 설명했으니 이제 행동을 취할상황이 닥쳤을때 어떻게 기억할것인지를 설명하겠습니다. TE/T3의 기본 Calendar and Todo 어플들을 사용해보다가, Agendus로 바꿨지만 결국 마지막 정착지는 Pimlico Software의 DateBk5였습니다. 결정타는 context views 였습니다.

DateBk5 supports a feature called Saved Views. This allows you to switch between multiple configurations of how the program is set up. While saved views can dramatically change the way the program operates (I’ve even seen one that turns DateBk5 into a contact manager, with nary an appointment or task to be seen), all of mine center on the Day view, and they all show all my appointments. Where they differ is in the To Do categories they display.

DateBk5는 Saved Views 라는 기능이 있습니다. 원하는 설정을 저장해놓고 여러설정들을 바꿔가며 사용할수있는것이죠. 설정에따라 DateBk5는 완전 다른 프로그램이 되어버립니다. 제가 저장해논 설정들은 모두 DayView이고 appointment들을 보여줍니다. 차이는 화면에 나타나는 Todo Category입니다.

For example, I have a DateBk5 view called "@Work". This shows me all my appointments on top, then a combination of all my Work, Phone, Anywhere and Unfiled tasks, sorted alphabetically, with no displayed priorities. This way, when I’m at work, I see all the next actions I can knock off while I’m there, and I’m not forced to filter out on my own the stuff that can only be done elsewhere. When I’m at home, I use the "@Home" view, which shows me my appointments and the Home, Computer, Phone, Anywhere and Unfiled categories. My "@PC" view shows the same stuff as the "@Home" view but without the Home category (basically, just the stuff I can do at my desktop PC without getting up). Finally, I have an "@Out" view that shows the Out, Anywhere, Phone and Unfiled categories, stuff to do when I’m at neither home nor work.

예를들어 @Work라는 Saved View가 있습니다. 일정들은 화면상단에 나오고 그밑에 Work, Phone, Anywhere, Unfiled Category밑에있는 Todo 들만이 보입니다. Priority는 없습니다. Datebk5를 보면 쉽게 오늘 가계에서 할수있는일들을 볼수있죠. @Home 과 @Out등도 비슷한 방식으로 설정되있습니다.

The reason this works so much better than the stock To Do List is the ability to mix and match categories into contexts, rather than viewing them one at a time. When I was using the Tungsten E’s Tasks program for this, I’d have to show just the Work category while at work, and I couldn’t see phone calls I had to make or stuff that wasn’t location specific, like my weekly planning sessions. By the same token, DateBk5’s views can be used for single categories if you want. I’m thinking about adding an "@Phone" view that just shows my appointments and my Phone categories, so I can easily sit down and knock out all the phone calls I have to make or return in one swoop.

기본 Todo 어플보다 이방법이 좋은이유는 여러경위 (Context) 를 바탕으로 정리가 되기때문입니다. 기본 Todo 어플을 써서 Work Category 만을 보다보면 시간이 남아도 전화와 아무데서나 할수있는일들을 알수없기때문입니다.

Allen recommends a category called "Waiting for" that contains next actions that are deferred or delegated to others. Basically, stuff that you can’t do until something else happens. Rather than give this its own category, I’ve found it better to keep these items in whatever category they’d be in when ready to do, and assign them due dates in DateBk5. If I decide something can’t be done until Friday, and assign it a due date of Friday, it disappears off my list in DateBk5 until Friday, when it magically reappears. I find this simpler than assigning it to a different category that I’ll have to remember to refer back to later. Keep in mind, the point of all this is to get stuff out of your head and into a system that you know you’ll see later that can be trusted to recall stuff you won’t.

Allen씨는 “Waiting for” 라는 category를 두어 남에게 시키거나 맡긴 다음행동들을 저장하라고 권장합니다. 여기에 들어가는것은 기본적으로 남이 행동하기전에는 진행될수없는일입니다.

One of the criticisms I’ve seen of Allen’s method is that the lack of due dates and priorities could lead to an "easy things first" mentality. What’s to stop someone from just checking off the easy things on the list and procrastinating on the more challenging items?

TD의 자주 지적되는 단점으로 마감날자와 Priority가 없기때문에 쉬운 행동들만 끝을보게되고 어려운 행동들은 미루게된다는것이 있습니다.

In practice, I’ve found little difference in effort with anything on my lists. When you break projects down into true next actions, each individual action is pretty easy. I check off lots of stuff every day and rarely do any of them take more than half an hour to complete. The lack of priorities means I rely more on my own judgment and good old-fashioned intuition to pick the next item from the list, but so far I’ve found that this works pretty well, and I’m making consistent progress on all my projects. When something has a hard deadline, convert the task into an appointment (via DateBk5’s /5 command) and block out the time to get it done before the deadline. While items on my tasklist are discretionary, anything on the calendar is sacred. It has to be done when I schedule it, or not at all. On the rare occasions that I have had something on my next action lists that I just kept avoiding, the reason became obvious as soon as I forced myself to take a good look at it. Invariably, these "problem" next actions weren’t next actions at all. There was always something that I still had to do before I could address them. Once I figured out what that was and made that my next action for that project, things started to move forward again.

실전에 임해보니 다음행동 List 에 있는 개개의 아이템의 어려움의 차이는 피부로 느끼기 힘들었습니다. 모든 project가 다음행동으로 나누어졌을때 개개의 행동들은 꽤쉽다는걸 알게되었죠. 총괄적인 계획과 Priority 가 없기때문에 다음에 취할행동을 고르는데있어 본능에 의존할수밖에없지만 그것은 그리 문제가 되지않고, 저의모든 project는 꾸준히 진행되가고 있습니다. 가끔 마감날짜가 있는 다음행동들이 있는데 (만남약속등등) 이것들은 Datebook5 의 /5 command를 사용해 Todo 를 appointment 를 바꾸면 됩니다. 또 가끔 다음행동 하나를 피할때가 있는데 이것은 자세히보면 대게 다음행동 (next action)이 아니라 Project를 행동으로 써놓은것이었습니다.

I’ve taken to using Inbox2Go from DataViz instead of VersaMail for reading email on the go. I have two reasons for this. One, I’ve found that for some reason when I delete email in VersaMail on the Palm, it doesn’t delete on the desktop and I have to remember to go into Outlook and delete it again. When I delete a message in Inbox2Go, the same message disappears from Outlook on the next sync. The second reason will sound a bit strange. One of my favorite features of VersaMail was that it supported syncing subfolders under the Inbox folder in Outlook. Since I made extensive use of Outlook rules to sort incoming messages into folders for different mailing lists, etc., this allowed me to preserve that organization on my Palm. For example, all the messages from the Writing On Your Palm Yahoo Group were in their own folder, rather than clumped into the Inbox along with everything else.

요즘은 VersaMail대신 DataViz의 InBox2Go를 사용하기 시작했는데 2가지 이유때문입니다. 첫째로 Versamail에서 이멜을 지워도 Outlook에는 남아있어 두번지워야되는 번거로움이있고 (InBox2Go에는 이런문제가 없습니다). 뚤째로 Versamail에 제가 가장좋아하는 기능은 subfolder들을 싱크할수있다는것이었습니다. Outlook에서 필터를 많이써서 메일이 들어오자마자 자동으로 정리해버렸음으로 이 정리를 Palm까지 보존시키는것이 중요했던거죠.

This was nice, but something always subtly bugged me about it. It wasn’t until I read Getting Things Done that I figured out what it was. A lot of my mailing list traffic was backing up on me consistently, and once I had a few hundred backlogged messages to slog through, I tended to ignore that folder "until I had time to get caught up". Big surprise, I almost never did, and my sync times just got longer and longer as HotSync had to sync more and more email messages, and the RAM on my Palm continued to shrink.

이게 좋긴 좋았는데 항상 걸리는점이 하나있었습니다. Getting Things Done을 읽기전까지 그것이 무었이었는지 알아차리질 못했죠. 한 폴더에 100개이상의 메세지가 쌓이면 그 폴더를 읽을시간이날때까지 보지않았는데 그런시간이나는날은 거의없었기때문에 메일은 그냥 쌓이고 RAM 은 계속 줄었죠.

Allen recommends keeping everything in the Inbox and processing it completely on a regular basis. Don’t leave anything in the Inbox once you’ve seen it. Start at the beginning, and go through each message in turn, no skipping to something juicy five items down. With each email, decide what it is, what to do with it and where it belongs. 90% of the email I receive (which is about half the email sent to me, but I never see the spam) is mailing list traffic, which can be deleted as soon as I read it, unless I wish to reply. Anything I want to write a lengthy reply to or file for reference gets moved to Inbox2Go’s Filed folder, and I create a new task to remind me to write out the replies when I have time. Anything that can be handled in less that two minutes gets done immediately, then filed or deleted as appropriate. I "grew up" with email while working at the Pentagon in my late teens to mid-twenties, and got into the habit of filing everything for future reference just in case I’d need it for CYA purposes. Now I’m trying to break myself of that, since I know I don’t ever reference more than 1% of my old email. If I don’t know I’ll want to come back to something later, I delete it. If I keep it, I create a task to review it.

Allen씨는 모든 이멜을 Inbox에 저장해놨다가 자주보고 정리하라고 권고합니다. 한번읽은 이멜을 InBox에 남지않고 적절한 폴더로 옴겨져야합니다. 제90%의 이멜은 Mailing list에서 온것임으로 읽자마자 지워버릴수있습니다. 길게 리플을 달고싶은글은 따로 Filed라는 폴더어 저장해놓고 리플을쓰라고 Todo 아이템을 만듭니다. 2분안에 답장할수있는 이멜은 답장하고 지우거나 Reference에 저장됩니다. 저는 미국무성에서 일하면서 이멜습관을 길렀기때문에 모든 이멜을 기록으로 저장할려는 습관이있습니다. 하지만 지금은 이멜을 보면 참고용 (Reference)로 보관해야하는 이멜은 1%도 안되더군요.

The end result is that since switching to Inbox2Go and following Allen’s advice, my inbox is cleaner than it’s been in years (maybe ever) and I’m up to date on my mailing list traffic, since I don’t let it pile up in the first place.

Inbox2Go로 바꾼이후 제 InBox는 항상 깨끗하고 이멜은 밀리지않습니다.

I toyed around with using Natara’s DayNotez for journaling, but I’ve found that most of the features that make it so cool (like the ability to select text from a journal entry and create a task out of it) are duplicated and refined in Slap. For any Daily Record of Events stuff I do, I’ve found that the "Daily Journal" feature of DateBk5 works just as well, and the PalmOS Find feature makes it equally easy to find stuff in either location.

Natara의 DayNotez로 일기를 쓰려했지만 DayNotez를 유용하게만드는 기능들이 Slap에도 내장되어있어 쓰지않기로 했습니다. 일정을 기록하기엔 datebk5 의Daily Journal 기능 과 Palm OS Find의 조합도 충분한것같습니다.

Of course, this is all just my implementation, and I’m sure I’ll continue to revise/refine it over time. If you’re interested in actually getting things out of your head and off your plate, I highly recommend reading Getting Things Done and check out the GtD_Palm Yahoo Group for more tips and tricks.

이것은 저 개인의 GTD 시스템으로 시간이 흐르며 바뀌고 진화할것입니다. 만약 당신도 위에 설명한 정리법에 공감을 하고 저처럼 머리를 비우고 싶다면 책을 읽으시고 GtD_Palm Yahoo Group 에 나오는 글들을 읽어보길 권장합니다.

[:: Note: Jeff Kirvin 은 자신의 Palm TE에 GTD의 모든것을 구현시킨것같습니다. 하지만 대부분의 사람들은 직업의 특성때문에 종이시스템을 버릴수가 없습니다. 필요한 모든서류와 준비물들를 전산화해서 지니고 다닌다는건 PDA의 용량과 화면크기상 불가능한일이고 설사 가능하더라더 불편함이 너무심해 차라리 안쓰고살게될것같내요. GTD책을 보면 Project마다 Project Support Material 이라는 폴더가 있어야한답니다. 필요한 서류를 넣고다니기 위해서죠. 그리고 어딜갈때마다 이폴더들은 팜과 함께 가방에 챙겨져야하고요. ::]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to top