GTD 워크플로우 I: 수집함과 자료 생성/관리

GTD 워크플로우 부분별 담당 하는 앱 + 조합 2020년 3월

GTD 간단한 소개

GTD 는 기본적으로 모든 할일/볼것/처리할 일거리를 한곳에 모으고 (수집함) 그것을 가공해서 7 가지로 분류 하는 방법입니다.
이 7가지 분류는:

  1. 쓰레기 --> 버림
  2. 해야 하는 일인데 지금은 못함 --> 다음 행동 목록
  3. 해야 하는 일인데 할수 있는 시간/날자가 정해져 있거나 마감날자가 있음 --> 달력
  4. 해야 하는 일인데 도움을 받거나 누굴 시켜야 함 --> 위임
  5. 해아 하는 일인데 단계가 많고 지금은 못함 --> 프로젝트
  6. 할것은 없는데 프로젝트 실행중 참고 해야 됨 --> 프로젝트 참고 자료 보관
  7. 할것은 없는데 나중에 필요할수 있거나 버릴수는 없음 --> 참고용 보관
  8. 하고 싶은데 당분간 안됨 --> 언젠가/보류

GTD Workflow

GTD 의 근본적인 신념은 모든 일거리가 이 7가지로 분류될수 있다는 것입니다. 생각해보면 GTD 가공은 몇가지 이분법적인 분류 (할일이 있나 없나, 마감일이 있나 없나, 버려도 되나 안되나 등등) 이기 때문에 이 7가지가 다 다라는 것은 논리적인 주장입니다.
또 역으로 어떤 처리 필요한 거리가 수집함에 들어와도 이 7가지 중 하나로 분류가 된다는 것입니다.

그러면 개인적인 GTD 시스템을 구축 하려면 (쓰레기 빼고) 6가지의 일거리의 기록/저장 수단이 있어야 한다는 뜻인것 같습니다.

이렇게 위의 GTD 워크플로우의 각각 부분에 담당하는 앱이나 서비스를 하나씩 지정하면 이렇게 됩니다.
GTD Workflow with apps

여기 까지는 일반적인 GTD 이론이고, 밑에는 제가 개인적으로 GTD 시스템을 구축하기 위해 쓰는 앱/서비스 조합을 얘기해 볼까 합니다. 이번에는 주로 개념적으로 GTD 워크플로우 위주로 접근을 하고, 추후에 앱 하나하나를 구체적으로 다루어 보겠습니다.

수집함

제 개인 수집함에 모이는 일거리를 보면, 일반적으로 아래의 형태를 띕니다.

  • 구두로 전달되는 일거리 - 직접, 회의, 강의, 통화 --> 이것들은 전달받는 과정에 기록을 해두려고 합니다.
  • 종이 - 서류, 우편물, 영수증, 필기메모 --> 이것들은 문서 스캐너를 써서 전산화 합니다.
  • 이메일 -
  • 메세지 - iMessage, 카톡
  • 메모 (필기) - GoodNote, Concepts 앱 같은 필기앱 데이터
  • 메모 (택스트) - 키보드 입력한 메모들
  • 사진 - 스샷, 사진, 강의 PPT 사진 찍은것, 등등
  • 비디오 - 웹 컨퍼런스 비디오 캡쳐, 들은 강의/학회 비디오 녹화물
  • 오디오 - 음성 녹음, 음성 메세지

이중 이메일, 메신저로 들어오는것이 가장 많고, 그 다음이 종이 입니다. 또 이런것은 다 외부에서 오기 때문에 제가 딱히 막을 방법도 없죠.

어쨌던 제가 일을 하는 모든 기기 (아이패드, 데스크탑) 에는 이 다양한 형태의 데이터를 다룰 하드웨어와 소프트웨어적 수단이 구비되어야 합니다.

 

구두로 전달되는 일거리

직접 전달아니 통화 - 이건 중요한것이면 얘기도중, 혹은 끝나고 바로 메모를 씁니다. 컴퓨터가 가까우면 텍스트를 쓰고요.
회의, 강의 - 이런 만남을 가질때에는 항상 노트를 쓰고, 예전에는 키보드로 텍스트 메모를 했고, 요즘에는 아이패드 에서 필기 노트를 합니다.

 

종이

서류, 우편물, 영수증, 필기 메모 - 짧은 필기 메모는 키보드로 텍스트로 전환하고, 서류, 우편물, 영수증은 OCR 기능이 있는 스캐너로 전산화 합니다. 가끔 수십장이 넘는 서류를 받기도 하고 (계약서나 세금보고 서류같은), 영수증은 지갑에 모아 놓는데 이런경우는 서류 스캐너 기기를 씁니다. 개인적으로 Fujitsu Scansnap ix500 을 이 용도로 쓰고 있고, 이런 부류의 기기에서 가장 중요한것은 아래와 같은것 같습니다.

  1. 양면 스캔 가능
  2. 여러장의 다른 크기의 종이를 넣어도 스캔이 잘됨
  3. OCR - optical character recognition - 나중에 스캔 내용을 가지고도 검색이 되어야 합니다.

가끔 스마트 폰에서 스캔너 앱을 쓰기도 하는데, Scannable, OfficeLens 를 씁니다.
Fujitsu ScanSnap ix500

문서 스캐너는 일본 제품이라 이 시국에 구매를 권하기는 좀 그렇지만, 이 제품군은 SLR 카메라와 같이 일제을 대체할 제품이 없습니다.
만약 종이 문서를 많이 다루지 않는 상황 이시면, 스캐너 앱을 권합니다.

Scannable --> 에버노트와 연동
Office Lens --> OneDrive, 원노트와 연동. 한글 OCR 지원
ABBYY FineScanner AI --> 원하는 클라우드와 연동. 한글 OCR 지원 하나 비용이 $60.

저는 아직도 종이 서류를 많이 다루어 스캐너기기를 구매했습니다. 앱을 사용한다면 우선 PDF 로 스캔을 하시고, 나중에 필요하다면 OCR 을 적용하시기를 권합니다. 너무 오래 걸려요.

 

이메일

저는 여러가지 사정으로 인해 봐야 하는 계정이 6개 정도 있습니다. 선호하는 서비스는 gmail 이고, 그 이유는 gmail 은 이메일을 thread 로 정리해 주는데, 개개의 thread 마다 링크가 있고, 이것을 다른 앱에 복사해도 그 쓰레드로 돌아올수 있기 때문입니다. 이게 프로젝트에 관련된 중요한 이메일이나, 이메일로 오는 할일을 할일관리 앱에서 참고할수 있게 하는데 아주 중요합니다.
Outlook.com 은 이것이 불가능 한것으로 알고 있습니다. 네이버나 다음은 모르겠네요…

gmail thread links

 

메신저

iMessage 는 보안을 이유로 메세지, 채팅방등 어떤 데이터도 외부로 공유할수 없어 답이 없고, 그냥 따로 봐야 합니다. 카톡은 Windows 에도 데스크탑 앱이 있어 그나마 copy/paste 가 좀 되죠. 왠만하면 중요한 일은 이메일로 보내라고 주변에 당부합니다.
요즘에는 이런 점을 개선한다고 MS Teams, Slack, 잔디 같은 업무용 메신저도 나왔죠. 아직 쓰지 않고 있습니다.

 

메모 (필기)

제가 그냥 생각이 나서 뭘 쓸때에는 대부분 키보드로 할일관리 앱 (Editorial 이라는 앱을 씁니다) 에 직접 입력하거나, 조금 길면 Joplin 이라는 텍스트 메모 앱을 씁니다.
필기는 브레인스토밍 이나 형식이 없이 그냥 막 써내려가고 싶을때 쓰는데 프로젝트 기획 할때 이런 앱이 유용 합니다. 프로젝트 기획도 아예 아무 생각이 없는 멘붕 상태부더 시작할때에는 낙서 하면서 개념부터 잡고 생각나는 데로 뭘 적고 동그라미 치고 줄 긋고 하죠. 그런 경우에는 Concepts 라는 앱을 쓰고, 조금더 윤곽이 잡힌 프로젝트 계획을 세울때에는 GoodNotes 를 씁니다. 이두 앱은 필기 기능이 겹치는 부분이 있어 하나만 쓰라면 GoodNotes 를 쓰겠습니다.

Concepts 의 장점은 아주 우수한 필기감이고, 원래 그림 그리기 앱 이기 때문에 색상, 브러쉬 종류가 다양 합니다. 그리고 가장 중요한것은 무한 캔버스라는 것인데, 그래서 발상, 아이디어 계획을 짤때 아무데나 그리고, 적고 줄치고 하기 아주 좋습니다.

예: Concepts 앱 으로 생각 정리, 브레인스톰 하기
Concepts

Goodnotes 의 장점은 concepts 정도는 아니지만 아주 우수한 필기감이고, 노트필기에 필요한 도구만 있어 빠르게 많이 적을수 있습니다.
예: Goodnotes 로 온라인 강의 내용 정리 하기
Goodnotes
Goodnotes

메모 (텍스트)

키보드 입력 메모나 웹 클리핑 을 저장하고 정리하는 대표적인 앱으로 에버노트원노트 가 있습니다.
오픈소스 대안으로 Joplin 이 있고, 이 앱의 세팅, 사용과 장점은 다른 글 에서 한번 설명을 해봤습니다.

이들 말고도 SimpleNote, Bear, Notion 등등 많은 앱이 있습니다.

제가 Joplin 을 선택한 이유는 파일 저장 방식과 동기화 방식이 투명하기 때문입니다. 사용자가 원하면 Joplin 노트는 드랍박스에 사용자가 정한 폴더에 저장할수도 있고, 원드라이브도 되고, 여러가지 선택의 여지가 있습니다.

개인적으로 노트앱에서 가장 중요하게 생각하는 기능은 개별 노트마다 링크가 생성될수 있어야 합니다. Joplin 으로 할일들을 관리하는것은 아니나, 메모에 내가 해결해야 하는 프로젝트나 할일에 참고가 되는 정보가 저장되거나 기록되기는 하기 때문에, 링크를 Todo앱에 저장할수 있는것은 꽤 중요한것 같습니다. 입력할때에는 앱, 열람할 때에는 필요한 곳에서 링크로 하는것이 빠른것 같습니다.

Joplin 에서 노트를 외부 링크로 공유 하는 방법은 아래와 같습니다.

노트창에서 원하는 노트를 우 클릭 해서 노트 공유를 선택하고
Joplin Share1

생성 되는 쉐어 창에서 링크를 복사 합니다.
Joplin Share2

이것은 Joplin 만 있는 기능은 아니고, 베어, 에버노트, 노션등 다른 앱들도 개별 노트 링크를 생성하는것이 가능합니다. 이들 앱의 노트 링크도 원하는 앱에 복사해 두면 그 노트를 필요할때 검색할 필요 없이 앱을 열어 열람할수 있습니다. 에버노트는 노트북 링크 공유도 가능합니다.

단점으로는 Joplin 은 재외한 모든 노트 앱들은 고유의 클라우드 저장/동기화 서비스를 운영하고, 이것에 따른 서버유지 비용이 있어 모두 유료 구독 서비스 입니다. 유료인것이 문제는 아닌데, 사용자의 편의에 그리 중요한것 같지는 않고, 저는 이미 dropbox 2TB 유료 계정을 쓰고 있음으로, 모든 저장과 동기화는 dropbox 로 통일하고 싶은 마음이 있습니다.

Dropbox 를 이용한 참고 자료, 프로젝트 관련 자료 관리는 다음 글에서 살펴보겠습니다.

사진 (JPG, PNG), 스샷

사진은 현장에서 아주 신속하게 많은 정보나, 문서를 캡쳐 할수 있습니다.
문서인 경우 스캔보다 훨씬 빨리 사진을 찍을수 있고, 이것을 나중에 PDF 인쇄를 통해 전환 할수있고, 그냥 JPG 로 두어도 됩니다.
스샷도 똑같죠.
모든 클라우드 저장 서비스는 모바일 기기의 사진 자동 업로드를 지원 합니다.
Windows 환경에서 스크린샷을 찍는 도구로 ShareX 가 제가 써본 앱중 가장 좋았습니다. 무료 이고요.

ShareX

ShareX 의 저장 폴더를 클라우드 저장 서비스 동기화 폴더에 지정하면 모든 윈도우 스샷이 클라우드로 업로드 되겠죠?
ShareX 는 화면 전체, 특정 윈도우, 특정 모니터, 사용자가 지정한 환면 영역만의 캡쳐를 지원하고, 윈도우 내장 스샷기능 (Snipping Tool) 과 달리 캡쳐 이후 저장 폴더를 지정할 필요가 없습니다. 스샷 찍고 또 찍는데 그 사이에 저장 버튼 누르는 번거로움이 없기 때문에 흐름이 빠릅니다. 게다가 스샷의 영문, 한글 OCR 을 지원하고, 한글 지원도 됩니다. (스샷은 영어로 나왔지만)

동영상 (MP4, AVI, 등등)

Webinar 이나, 화상회의 같은것을 할때, 상대편의 동의가 있다면 동영상으로 내용을 저장 하기도 합니다.
이 방식을 회의 노트 대신 쓰는것은 추천하지 않고, 결국 동영상은 원하는 내용을 찾으려면 다시 다 봐야 하니까, 원격 트레이닝 같은것을 받을때 노트를 기록하는것 보다 내용에 집중할수 있도록 캡쳐를 권합니다. 원격회의 툴의 내장 동영상 캡쳐 기능을 사용하셔도 되고, 위에 언급한 ShareX 로도 비디오 스크린 캡쳐가 가능 합니다.

ShareX 에서 화면 영상 캡쳐를 하려면 몇가지 세팅이 필요 합니다.

  1. ShareX 에서 작업설정을 선택 합니다.
    ShareX 작업설정
  2. 작업 설정창에서 화면녹화를 선택한후 상단의 “FFmpeg 설치하기” 버튼을 누릅니다.
    ShareX 화면 녹화
  3. FFmpeg 설정창에서 상단의 “FFmpeg 경로” 창 왼쪽의 “다운로드” 버튼을 누르고, “소스” 창 오른쪽의 “촬영 디바이스 설치하기” 버튼을 또 눌러 코덱 설치를 완료 합니다.
    ShareX Audio Video Capture Setup

이것이 설정되면 촬영 메뉴에서 “화면녹화 (FFmpeg)” 옵션을 선택해 지정한 화면 영역의 영상 캡쳐를 할수 있습니다.
ShareX Video capture

 

여기까지 제가 주로 사용하는 수집 수단입니다. 그러면 Dropbox 를 통해 정리하는 벙법을 보겠습니다.

참고 자료/서류 보관과 정리 - 일반 + 프로젝트 연관 자료 + 보류된 건

dropbox

보관이 필요한 자료의 유형

  1. 종이 --> 스캔을 통해 OCR 이 적용된 PDF
  2. 노트/메모 --> Export 를 통해 PDF 로 변환
  3. 텍스트 메모 --> 일반적으로 *.md (markdown) 혹은 txt 파일
  4. 강의 녹음/내 자신 음성메모 --> MP3
  5. 강의 녹화물/웹 컨퍼런스 스크린 캡쳐 --> MP4, MOV 등등
  6. 스샷/사진 캡쳐 --> JPG, PNG
  7. 각종 앱에서 생성되는 결과물 - 워드파일, 엑셀, PPT, PSD, 등등

파일 타입이 다양 하다보니, 하나 하나마다 다루는 앱이 따로 여럿이 있고, 사람마다 선호하는 앱이 다 있을것입니다.
하나의 앱이 PDF 도 보고, 비디오도 틀고 하면 모든면에서 조금씩 부족함이 있을것 입니다.
이런 이유로 가장 좋은 방법은 이 각각의 다양한 파일 타입이 하나의 앱의 DB 에 예속 되지 않고 윈도우 파일 체계에 개별 파일로 저장되는것 같습니다. 탐색기로 검색과 관리가 가능하게 하고, 원하는 앱으로 열고 편집을 할수 있습니다. 이런 방식은 백업도 쉽고, 여러가지 스크립팅을 통한 자동화도 가능해 집니다.
이렇게 보관된 자료는 Dropbox 를 통해 동기화 됩니다.

 

프로젝트 참고자료 Dropbox 와 참고용 보관 Dropbox

GTD 관점에서 이런 여러가지의 파일들은 세가지로 분류 됩니다.

  1. 일반적인 참고자료 (General Reference) - 이미 제출된 세금 관련 문서, 영수증, 사용 설명서, 각종 기록들 - 딱히 할일은 없는데 보관은 해야 되는 자료가 참고자료에 보관 됩니다.
  2. 프로젝트 관련 자료 (Project Reference) - 개별 프로젝트에 필요한 자료들을 폴더별로 저장 합니다.
  3. 언젠가로 보류된 프로젝트 자료 (Someday/Maybe) - 세계 일주를 한다던가, 불특정한 미래에 언젠가 하겠다고 다짐한 일들도 자료가 있습니다. 가고 싶은 나라에 관한 정보, 거기서 봐야 하는 광경들, 등등 여러가지 정보가 쌓이겠죠.

자료는 폴더별로 저장하고, 폴더명에 몇가지 정보를 표기 합니다.
Ref - 일반 참고
Project - 프로젝트
Someday - 언젠가/보류

끝난 프로젝트는 “Ref -” 를 앞에 붙여 참고 자료로 변환 합니다. 예를 들자면:
Ref - 설명서 - AiAiAi TMA-1 매뉴얼
Project - GTD 워크플로우 글쓰기
Ref - Project - Joplin 소개글

이렇게 정리된 제 Dropbox 폴더 스샷 입니다.

Dropbox 폴더 관리

연동

기기 사이

모든 파일은 dropbox 를 통해 여러 기기 사이에 동기화 됩니다.
자료는 대부분 데스크탑 PC 에서 생성되고, PC 는 저장 용량의 한계에서 비교적 자유롭기 때문에 dropbox 파일이 하드에 저장되고, iPad 같은 용량이 제약된 기기에서는 online 상태에서 필요한 파일만 다운 받으면서 사용 합니다.

dropbox sync

 

앱과 앱 사이

Dropbox 에 저장된 모든 파일과 폴더는 링크를 통해 공유가 가능 합니다. 타인과의 공유도 가능하지만, 이 기능을 사용해 할일 관리 앱에 필요한 dropbox 폴더 링크를 저장해 필요한 파일의 빠른 접근을 용이하게 할수 있습니다.

Dropbox 파일이나 폴더를 우 클릭 하면 쉐어 옵션들이 보이고, 여기서 “Copy Dropbox link” 혹은 “Dropbox 링크 복사” 옵션을 선택해 클립보드에 링크를 복사 합니다.

dropbox share

 

결론

모든 파일은 Dropbox 로 흐르고, 여기서 dropbox 공유 기능을 통해 프로젝트나 다음행동 목록에 링크가 더해 진다는 것입니다. .

GTD 워크플로우에서 수집함에 있는 일거리를 가공할때 “이것은 무엇인가?” 를 제일 처음 묻습니다. 그러면 이것은 종이, 디지털 필기 메모, 텍스트 메모, 음성파일, 비디오 파일, 사진등 판단이 되겠죠.

실행할 일이 딸린 것은 다음 글에서 다룰 다음행동 목록이나 프로젝트 목록에 더해 지고, dropbox 폴더에 저장된 자료가 링크 됩니다.
실행할 일이 없으나 보관 해야 하는 자료는 dropbox 에서 [참고 / Ref], [언젠가-보류 / Someday], [프로젝트 / Project] 로 분류되어 각각 따로 폴더를 만들어 저장 합니다.

Dropbox 안에 수집함 이라는 폴더를 만들어 모든 기기에서 들어오는 스샷, 스캔, 노트 등을 임시로 저장하고, 거기서 부터 가공을 통해 정리를 해나갈수도 있습니다.

 

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