PalmOS – cl 유저의 GTD

Getting Things Done 을 아시나요? GTD 소개

GTD란 무엇인가?

GTD 는 Getting Things Done의 약자입니다. 이는 David Allen이 저술한 책의 제목으로서 그책에서 제시된 일정관리/정리법의 명칭이기도 합니다. Franklin Covey 와 같이 일정관리법이지만 다른점이 많습니다.

한글로도 GTD는 번역출판되어있는데 제목은 "끝도없는일 깔끔하게해치우기"입니다. (ISBN: 8950904896). 이링크를 따르시면 찾을수있습니다.

Cl 유저의 GTD 사용기/강좌

저는 Jeff Kirvin 의 블로그를 통해서 GTD 를 알게 되었고 처음에는 그의 시스템을 모방하면서 시작했습니다. 하지만 Jeff Kirvin 의 팜으로 모든것을 해결하려는 발상에 한계를 곧 느끼고 David Allen이 제시한 오리지날 GTD로 돌아갔습니다. 그것도 2년동안 따라하다보니 여러가지 시행착오가 있었고 그것에 대한 느낀점을 정리해 보겠습니다.

아래의 글은 전적으로 GTD 에 대한 개인적인 의견이고 아래에 제시된 모든것이 모든이에게 정답이 될수는 없음을 시작하기 전에 알립니다. 그리고 모자란 글솜씨와 맞춤법을 너그럽게 용서하시길… 🙂

Outline:

• Work Flow
• Trusted System
• Weekly Review
• Palm

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• Work Flow

GTD 의 기본은 Work Flow 에 있습니다. 모든 업무는 InBox 를 거쳐 8 개의 목적지로 갑니다. www.geocities.com/sonsofaureus 이 링크에 Work Flow 에 대한 설명이 적혀있습니다. 자세한것은 그글을 읽어 보시고 여기는 잘못이해하기 쉬운 부분들만 더 설명하겠습니다.

InBox 의 정의

여기서 InBox 란 꼭 하나의 물리적인 통을 칭하는것은 아닙니다. 물론 종이쪽지를 넣는 그런 통도 있어야하지만 휴대폰의 voice mail, e-mail inbox, 지갑 ( 영수증, 명암 등등을 넣기때문에), 바지주머니… 이런것도 다 inbox 라 할수 있겠습니다. 모든 업무가 InBox 를 거쳐야 한다는것은 일의 태두리를 알라는 뜻으로 이해하고 있습니다. 예를들어 책상위의 종이통, voice mail, e-mail inbox, 주머니, 지갑등 만을 비우면 내가 해결해야할 업무는 다 정리되었다… 이런 생각을 할수있도록 만들라는 것입니다. 만약에 위에 나열한 여러 통들안에 하루의 업무가 다 들어있다면 그것들을 합쳐서 InBox 라 부르는것입니다.

Project 와 Next Action 의 차이

Project ( 이것의 적절한 해석이 뭘까요? 안? 건?) 의 정의는 구체적인 목표와 그를 달성하는데 필요한 2 가지 이상의 행동들 입니다.

Next Action 은 다음에 실행할 1 가지의 행위입니다.

정의만 보면 차이를 알기가 쉽지만 실전에 임하여 InBox 를 처리하다보면 Project 와 Next Action 의 구분이 애매해질때가 많습니다. 대부분 Project 를 Next Action 으로 착각하는 경우가 많은데 그렇게 되면 Project 는 끝나지 않습니다. 예를들어 “GTD 구현” 이라는 project 를 next action 에 잘못 넣었다고 합시다. GTD 구현은 여러 단계를 거쳐야 달성되는 목표이고 적지않은 노력과 시간의 투자를 필요로 합니다. 그러니까 시간이 나서 GTD 구현이라는 next action 을 행할때가 되면 심적인 저항이 오고 어렵다는 생각이 들고 안하게 되는 것입니다.

쉽지않으면 안한다

오래된 행동패턴을 깨고 새로운 습관을 들이는것은 힘든일입니다 . David Allen 씨는 GTD 를 설명할때 가라데 비유를 많이쓰는데 그 이유는 무술은 고수가 되려면 노력과 수련이 필요한것처럼 업무를 좀더 규칙적이고 과학적으로 처리하는것은 수련이 필요하기 때문이라고 생각합니다. 이일의 성패에 있어서 가장 중요한 관점은 이과정을 거치고나서 결과가 가져다주는 즐거움이 그 과정을 거치는동안 느끼는 고통(?) 보다 커야한다는것 같습니다. 현실적으로 볼때 번거롭고 어려운 일은 장기적으로 습관화 시키기가 불가능하고 그런일들을 더 빨리, 쉽게처리할수있게만드는 장비는 가격대효율 비율이 높은 투자가 될수있습니다. 또한 귀차니즘은 엄현히 인정해야할 현실이고 GTD 를 생활화하는 과정을 통해 극복해야할 어려움입니다.

• Trusted System

믿는 시스템 . 일정관리/ 정리 시스템이 사용자의 믿음을 받기 위해서 달성해야할 2 가지가 있습니다. (1) 첫째로 총괄적이어야하고 ( 다시말해 모든 업무/ 할일이 시스템에 내장되어있어야하고) (2) 둘째로 나중에 할일을 시스템에 넣으면 필요할때 쉽게 찾을수 있어야 합니다. GTD 를 처음 구현하기 시작한 사람이 InBox 를 일주일 비우지 않았다고 가정해 봅시다. InBox 안에는 많은 양의 종이쪽지, 음성/ 문자 메세지, 이멜, 등등 이 쌓여 있을것이고 그안에 새로운 업무를 넣기 싫을 것입니다 ? 그래서 책상위에 올려놓거나 가방여기저기에 쑤셔놓고 빼지않을 것입니다. 이사람의 시스템은 첫째 조건을 충족하지만 둘째를 충족하지 못하기 때문에 신뢰을 잃습니다. 여기서 이사람이 한 실수는 InBox 를 더 만든것입니다 ( 예를들어 책상위, 가방속 등등). 이렇게 되면 업무가 쌓여있는 옛 inbox 는 외면하게되고 그안에 업무들은 못하게 됩니다.

GTD 의 Work Flow 는 업무에 관해 총괄적이기 때문에 그것을 물리적으로 구현만 한다면 믿을수있는 시스템이 될수있습니다. 그러기 위해서는 사용자의 인식이 바뀌어야하고 또 약간의 장비가 필요합니다. GTD 구현은 결국 Work Flow 의 물리적 구현이라고 정리할수 있겠습니다.

필요한 장비 : (GTD 에 사무실을 어떻게 구축해야하나가 잘 나와있습니다. 여기에는 그가 필요하다고한 장비중 제가 개인적으로 중요하다고 생각한 것들만 나열하겠습니다.)

• Stapler: 많이 쓰이기 때문에 튼튼해야하고 커도 좋습니다. 책에는 손등으로 콱 누를수있는 타입을 사라고 썼내요.
  

  제 스테플러입니다.

• Paper Basket: 종이를 넣을 바구니가 몇개 필요합니다. InBox 로 쓰일 바구니가 필요하고 그밖에 Outbox ( 다음 행선지로 가야하는 서류/ 우편물 등을 저장하는 박스), Work In Progress Box ( 아직 검토중인 서류를 저장하는 박스) 등은 있으면 편합니다.
  

  제 종이바구니들입니다. InBox, in Progress, outbox 가 있습니다.

• 많은 양의 마닐라 종이화일 : 종이 한장만 들어간 화일을 만들어도 아깝지 않을 정도의 양을 보유해놓아야 종이 정리에 심적인 저항이 안생깁니다. ( 개인적으로 200 개정도 항상보유)
  
• 마닐라 종이화일을 저장할 화일박스 ( 서랍 4 개 이상): 종이화일을 저장하기 위해서는 넉넉한 수납공간이 필요합니다. David Allen 씨는 대부분의 성인들은 적어도 서랍 4 개짜리 크기의 화일박스가 있어야한다고 합니다. 그리고 마닐라 종이화일을 그냥 저장할수 있는 타입이 좋습니다. 그리고 서랍이 너무 꽉차면 안됩니다. 그렇게되면 화일을 빼고 다시 넣는 행동이 어려워져 저항이 생깁니다. 서랍은 75% 차면 꽉찼다고 생각하고 다음 서랍으로 넘어가야합니다. 
  

  서랍뒤에 이런 앞뒤로 밀수있는 쇠판이있는 화일박스는 마닐라 화일을 그냥 저장할수있습니다 .

  서랍 2 개짜리 화일박스 2 개. 총 4 개의 서랍이 필요합니다.

• Labeler: 라벨기기를 장만하고 만들어지는 화일마다 라벨을 붙이면 재미있어서 자꾸 하게됩니다. 라벨을 붙은 화일이 저장되어있는 화일박스를 열어보면 왠지 뿌듯하고 깨끗해보여 즐겁습니다. 이런 작은 즐거움들이 시스템의 사용과 유지를 지속시킵니다. 물론 걱정없이 쓸수있을만큼의 라벨테입을 준비해야합니다. 테입이 다 떨어져간다는 강박관념에 사로잡히면 화일을 만드는데 저항이 생기기 때문이죠. Brother, Dymo 등의 제품들이 있습니다만 Brother 라벨기기를 추천합니다... 싸고 쓰기기 쉽거든요. 그리고 컴퓨터가 없어도 라벨을 만들수 있어야합니다… 라벨하나 만들려고 컴퓨터를 부팅하고 특수한 라벨용지를 프린터에 넣고 인쇄를 기다리고 하다 보면 이 과정에 대한 무의식적인 저항이 생겨 습관이 죽습니다. 무엇이든 오랜시간이 걸리거나 절차가 번거로우면 안하게 되는것이 본능이니까요. 라벨된 화일을 보는 작은 즐거움이 라벨을 만들기위한 번거로움보다 커야 시스템은 유지됩니다..
  

  서랍을 열때마다 즐겁습니다.

  서류가방 - inbox, action support 등의 화일들이 있습니다. 조디악도 필수품.

• Weekly Review

GTD 구현의 반이 Work Flow 인프라의 물리적인 구축이라면 다른 반은 GTD 사용자의 인식의 전환입니다. 아무리 시스템을 구축해도 이용하지 않는다면 무용지물이 됩니다. 또 반대로 아무리 인식이 전환되어도 그것을 받쳐주는 장비가 준비되어있지 않다면 인식은 다시 옛상태로 돌아갑니다. Weekly Review 란 시스템의 이용과 유지의 일부로서 아직 처리하지 못한 Next Action 을 해치우고 InBox 를 비워 next action 을 더 만들어내는 과정입니다. David Allen 씨는 GTD 의 성패는 weekly review 를 하냐/ 안하냐에 달렸다고 합니다. 이것이 습관화되면 인식의 전환은 반 성공했다고 할수있습니다.

GTD 의 Weekly Review 의 구체적인 사항들은 David Allen씨의 글을 번역해놓은것이 있습니 참고하시면 됩니다. http://www.geocities.com/sonsofaureus/weekly.htm

개인적으로 review 를 한번 거치고 나면 마음이 개운해지는것이 좋아 일주일에 한번이 아니라 더 자주할때가 많습니다.

• Palm

지금까지의 설명을 봐서는 GTD 는 종이정리 시스템이라는 인상을 가질수도 있는데 그것은 아닙니다. 모든이는 종이서류의 완전한 전산화를 목표로 두지만 그것이 달성된사람은 없을것입니다. 그렇기 때문에 종이정리시스템을 먼저 설명하게 된것이지 PDA 가 전혀 설 자리가 없는것은 아닙니다.

팜 OS 기기들은 원래 일정관리기기들이 진화해서 동영상, 이북, 전자성경 등등의 부가기능을 지니게 됬지만 본업은 일정관리입니다. 일정관리도구로서 PDA 의 장점은 휴대성, 신속한 정보의 호출 과 서치, 태그등의 데이타베이스 기능들 이고 약점은 입력입니다. 그라피티를 아무리 연습하고 숏컷을 아무리 많이 만들어도 키보드입력속도를 따라잡을수 없습니다. 그렇기 때문에 입력은 weekly review 를 할때에 키보드로 대부분 이루어지고 PDA 는 입력된 일정을 검토하는데 쓰입니다. PDA 는 이러한 장점때문에 일정관리에 아주 유용한 도구이지만 그것이 유일한 도구일수는 없습니다. 저는 PDA 를 GTD 를 알기전부터 써왔기 때문에 손에 익은 어플들이 좀 있어서 그것들을 중심으로 PDA 를 세팅했습니다.

필요한 어플 :

• Agendus (WP+, monthplanner, datebk, takosche 등등도 무관)
• Bugme
• SplashID
• Shadow Plan

이제 PDA 어플시장도 성숙해져 상용어플들이 싸지는 않고 PDA 의 장점들 ( 즉 정보의 기동화 와 빠른 호출) 을 부각시키는 어플선택이 중요한것같습니다. PDA 에 들어가는 일정관리/ 기타 정보를 나열해 보고 그것을 팜OS 안에서 어떻게 처리하는지를 설명해 보겠습니다.

• 약속 (appointment) e datebook db
• 주소록 (contact information) e addressbook db
• 할일 (todo) e todo db e shadowplan db 와 연동
• 개인정보 (personal info ? 비번, 계좌번호 등등) e spash ID db
• 메모 (list + inbox items)

• 약속 - 시간약속은 datebook 에 들어갑니다. 여기에는 시간제한이 없는 할일은 절대로 들어가서는 안되고 datebook db 는 일종의 성역으로 여기고 함부로 데이타를 여기에 저장해서는 안됩니다. 시간제한/ 마감일이 있는일, 일정한 날과 시간에만 할수있는일, 다른사람과의 시간약속, 생일, 기념일, 공휴일 만이 datebook db 에 저장될수있는 정보입니다. Agendus 에는 appointment category, 즉 카테고리를 정할수있는 옵션이 있는데 이것은 쓰지 않습니다. 시간약속이 카테고리입니다.
• 주소록 - Agendus 를 이용해 정리합니다. 마루도 아주 좋을걸로 알고있지만 손에 익은것이 agendus 라 계속 사용하고 있습니다.
• 할일 - Todo 를 정리하는 가장 효율적인 방법은 태그를 통해서입니다. 태그란 카테고리의 더 진화한 유형으로 한가지 할일이 여러 태그를 지닐수 있습니다. GTD 에서 할일은 그일을 할수있는 장소/ 상황에따라 정리하는데 어떤일은 여러상황/ 장소에서 할수있기 때문에 태그가 유용합니다. 팜OS 의 기본 투두 db 는 이 기능이 없고 shadowplan 과 연동시켜 태그를 사용합니다. 그러니까 시간약속은 agendus, todo 는 섀도우… 이런 체재가 성립되는거죠. Shadowplan 과 투두 db 를 연동시키는 방법은 제가 클리앙 강좌게시판에 올린글을 참조하시면 되겠습니다. (http://www.geocities.com/sonsofaureus/shadowplan.htm)
• 개인정보 - David Allen 씨가 PDA 에 지니고 다니는 정보중에 하나가 reference, 즉 참고용 정보입니다. 비번, 은행 구좌번호 등등의 개인정보는 패스워드를 걸어놓을 필요가 있기때문에 개인정보 관리어플이 유용합니다. 개인적으로 splashID 를 오래 써왔기때문에 선호하고 있지만 경쟁어플들도 상당히 좋은걸로 알고있습니다.
• 메모 - BugMe 라는 어플이 있는데 그림그리는 어플입니다. 서류가방은 없는데 조디악은 지니고 있는 경우가 많은데 그때 뭘 빨리 적어야되면 bugme 로 갈겨적습니다. 그럼 저장은 되니까 나중에 그정보를 적절한 db 에 옮기면 됩니다. 이상황에서 bugme 는 여러 inbox 중에 하나이고 review 를하면서 비워져야합니다.
  
  Inbox 말고도 David Allen 씨는 여러가지 참고용 정보를 memo db 에 저장해놓는데 그중 몇가지만 예를들어 나열하겠습니다.

   Account and $ numbers - credit card #s, PIN #s, etc. (if you're using a Palm you can put these in Tel/Add, make them "private", and turn off the Private view so that you only can see those entries when you turn it on with your password.)
  개인정보 ( 개인적으로 splashID 를 선호)

  Affirmations- personal self-talk scripts for positive internal programming
  격언들

Basic personal numbers (self and family members)- drivers license, social security, insurance policies, Whatever you may need for yourself and others when filling out forms
주민등록번호, 보험 계좌번호, 운전면허 번호 등등…

 

Gifts - organized by people and/or a general list of neat things to buy for others (fresh maple syrup from Vermont, styluses for Palms, etc.... and where to get them.) Great for birthdays, ad-hoc niceness, and Christmastime.
이런저런 사람들에가 사주고 싶은, 또는 사주기로한 선물들.

 

Jokes - the current ones that you'd like to get some more mileage out of (but damn! they disappear out of our brain so fast.)
웃긴 농담들

Might wanna buy...- could be one mega-list, or (more commonly) grouped by the type of thing it is: cds, cigars, wines, books, videos

Might wanna do when...- possibilities when you're in a certain location or doing a certain activity. By city, country, or region (things to do/think about when I'm in Napa Valley, London, Santiago.) Or by activity (Web surfing places to visit.)
도시/ 나라/ 상황마다 할일들을 정리 ? 예를들어 시카고에 갈일이 있으면 가봐야될 음식점, 연락해야될 친구들, 가보고 싶었던 명소등등을 적어놓음. 도시마다 그렇게 정리함.

Previous addresses and employers- keep at least your last three. (What a pain when you have to supply them and you don't have them!)
옛주소와 직장 . 이력서/ 원서에 써야될때가 있음으로 적어도 마지막 셋은 저장해놔야함.

Restaurants- for business or pleasure, to review for ideas instead of same-old same-old.
음식점 - 평가도 해놓고 어떤 경우에 적절한 용도 적어놓음. ( 예: 00 중국집 - 데이트, 공적인 식사대접에 좋음. 8 점)

Style or product numbers I may need when I'm buying things- oil filter, vacuum cleaner bags, labeler cassettes, etc.
필요한 소모품들의 제품번호 ? 프린터 토너 , 라벨기 테입, 진공청소기 백 등등 자주사는 소모품의 제품번호.

이상이 저의 GTD 입니다. 글의 내용은 극히 주관적임을 다시한번 말씀드리며 여러분들이 내용에 동의하지 않을수도 있습니다. 그러나 저는 GTD 를 접하고 삶이 많이 향상되었음을 느꼈고 그즐거움을 나누고자 글을 적었습니다. 조금이나마 여러분의 내공에 보탬이 되었으면 합니다. 좀 긴글 끝까지 읽어주셔서 감사합니다.