TXT 파일을 기반으로한 GTD I, II: Intro + TaskPaper (Mac)

안녕하세요.

오랜 만에 글을 올려 봅니다.

Outline:

I. Intro

II. Mac: Taskpaper

III. Cloud: Dropbox

IV. iOS: Taskpaper

V. Windows: TodoPaper/nvpy

VI. Mac Taskpaper extra – 애플 스크립트 + TextExpander 를 병행한 활용

I. Intro:

GTD 는 David Allen 이 저술한 Getting Things Done 의 약자이고 또 그 책에서 제시한 일정관리 시스템의 명칭이기도 합니다. 한국에도 번역본이 있으며 인터넷에 관련자료가 많으니 찾아보시면 생산성을 향상하실수 있으리라 생각됩니다.

GTD 를 몇년 하다 보면 이런 저런 기기를 들이면서 복잡해 지는것을 느낍니다. iPhone, iPad, 노트북, 컴퓨터 등등 각각 OS 가 다른 기기들이 같은 db 를 연동하게 되면서 GTD 의 기본 취지인 간단 명료함에서 멀이지게 되는 일이 종종 있습니다.

GTD 하는 사람들은 스마트폰이 생기면 일정관리 어플을 이것 저것 사고 써보는것이 취미처럼 됩니다. 제가 써본 iOS Todo app 도 생각 나는것만 해도: Toodledo, 2do, pocket informant, RTM, Clear, Todo,… 너무 많네요. 저 같은 경우는 그럴수 있었던 것이 Todo db 가 toodledo 기반이기 때문에 대부분 앱을 바꾸는것은 그저 UI 를 바꾸는것과도 같기 때문입니다. 그러니까 진짜 app 은 GTD 이고 이위의 어플들은 그냥 skin 이나 theme 같은거죠. 그리고 app 마다 todo 입력 방식이 다른데요, 이것도 적응이 쉬었던것이 iphone app 으로 todo 를 입력할일이 거의 없기 때문입니다. 그냥 보고, 끝난일은 체크 해주기 위해 있죠.

그러면 할일을 정말 관리하는 back end 는 어디냐고 물어보시면 사람마다 다르겠지만 weekly review 를 하는곳이 정답입니다. 컴퓨터에서 하시면 desktop app 이 GTD의 집이고 종이 서류 위주로 하시면 아직 paper system 을 하시는것이고요. 저같은 경우는 Macbook 으로 한다고 하겠습니다.

Mac OS 용 GTD 프로그램 대표적인것들을 몇개 적어보면:

OmniFocus
Things
The Hit List
FireTask
Wunderlist
TaskPaper

등등이 있겠습니다. 위의 모든 어플들은 iPhone 과 어떤 방식으로던 sync 됩니다. #1-4는 모두 화려한 GUI 를 자랑하고 기능이 무척 많습니다. 그리고 또 하나의 공통점은 이들 모두 고유의 db 를 사용하고 다른 어플로는 그 db 를 읽을수 없습니다. 이중에 제가 가장 좋아했고 오래썼던 어플은 Hit List 입니다. 우선 제 눈에는 가장 이뻤고, 가장 마음에 드는 feature 들을 가지고 있었는것으로 기억됩니다 – tag 지정과 input 이 아주 빨랐고요, filter 기능도 강력했습니다. 아주 좋아했었는데 접었던 이유는 mac 과 windows 에서 둘다 되는 솔루션이 필요해졌고 또 Hit List 와 iPhone 앱을 싱크하는것은 유료였기 때문입니다.

그리고 특정 프로그램을 사용하면서 지속적으로 upgrade 하다 보면 feature creep 이라는게 보입니다. Feature creep이란 이런 저런 기능들이 자꾸만 들어가게 되면서 프로젝트의 복잡도가 증가하며 제품의 특장점과 핵심 기능이 서서히 감춰지게 되는 현상을 이르키는 말입니다. GTD 앱이 기능이 늘어나면서 앱은 나날이 강력해 지고 재주가 늘어나는데 GTD 가 뒷전으로 밀리는것이 아닌가 싶습니다.

할일 하나에 due date, GPS 정보, tag, priority 이런 많은 부수 정보를 지정해주다 보면 나중에 쓸모있을수도 있지만 시간이 걸리죠. 어느선에선가 할일 입력하는것이 하나의 일이 되어 버립니다. OmniFocus 에 관하서 많이 사용되는 수식어가 powerful 인데요, 과연 지정할수 있는 meta data 가 많고, 또 그래서 뽑을수 있는 view 가 많은것이 힘인지 덩치인지는 상황에 따라 다르겠지만 저에게는 불필요하게 다가 왔습니다.

빠르다고 평판이 난 FireTask 의 todo entry를 예로 한번 보겠습니다. Drop down menu 로 list 지정하고, Tag 도 따로 지정할수 있고, 기일, priority, 다 mouse click 을 요구 합니다. 이걸 다 입력하고 나면 다음 할일을 잊어 버릴때도 있고요. 한마디로 걸리적 거릴때가 많습니다. 뭔가 구상하고 생각할때 양식을 쓰지 않고 백지에 쓰는것과도 같은 이유일것입니다. 형식이 발상의 걸림돌이 되기도 하죠.

그리고 이렇게 todo list 를 정성스럽게 가꾸어도 몇가지 특정 분야를 제외한 대부분의 직장인들은 일자리 에서 쓰는 컴퓨터가 맥이 아닙니다. 그러면 일정이 가장 많이 일어나는 장소에서 입력이 불편해 지죠 – 컴퓨터를 하나더 꺼내야 되거나 이미 그랬더라도 관련서류는 윈도우 컴퓨터에 있는데, 일정관리 정보는 맥에 있는 경우가 생기고요.

그래서 찾게 된것이 TaskPaper 입니다. 윈도우 컴퓨터와 db 연동, iPhone 과 sync, 미니멀리즘을 다 갖춘 솔루션입니다.

II. Mac: TaskPaper

우선 여기서 구하실수 있습니다:

http://www.hogbaysoftware.com/products/taskpaper

저는 여기서 $5 할인 코드 받아서 구입했고요:

http://www.tjoos.com/Coupon/139514/Hog-Bay-Software

TaskPaper 는 Todo 관리 어플은 맞는데 타 어플들과 비해 그 기초 철학이 좀 다릅니다.

우선 DB 는 text file 로 저장됩니다. 어떤 OS 도 기본적으로 TXT 파일을 읽고 편집할수 있습니다. 궁극의 open db 이죠. Text 파일은 컴퓨터에 있어서는 백지에 가장 가까운것이 아닌가 싶습니다. 메뉴에 아무것도 없고, 누를수 있는 버튼도 없고, 폰트는 못바꾸고… 모든 산만함에서 자유롭고 오로지 내용에만 전념하게 만드는 힘이 있습니다. 그리고 원초적인 것이 단조롭기도 하지만 강력할때가 있습니다. 징기스칸이 이런말을 한적이 있답니다 – “적은 밖에 있는것이 아니라 내 안에 있었다. 나는 내게 거추장 스러운것은 깡그리 쓸어버렸다.”
TaskPaper 는 네가지 entry 밖에 모릅니다.
- Project
- Note
- Todo
- Tag
Sync 는 txt 파일을 공유하면서 됩니다. 일반적으로 dropbox 를 많이 쓰고, usb 메모리 같은것도 됩니다.

설치 하시고 실행하시면 이런 화면이 나옵니다:

개발자가 친절하게 첫 노트에 사용 설명서를 적어놨네요. 사용 설명서도 이게 다입니다. 쉽죠.

아기자기한 UI, 예쁜 아이콘,… 이런것들의 빈공간을 여백의 미, 본질에 관한 명료한 이해로 채웠다고 할수 있겠습니다.

설명서의 요점만 정리해 보면:

– 할일을 입력하기 위해서는 대시와 스페이스를 누르고 입력을 시작합니다. 이렇게: – asdf

프로젝트는 끝에 구두점 (:) 을 붙여 표시합니다:

그냥 입력한 문구는 노트 입니다

태그는 @______ 이렇게 프로젝트/할일/노트 어느곳에라도 적어 놓으면 표시됩니다. @Home @Calls @Agenda

이렇게만 해주시면 TaskPaper 가 알아서 formatting 을 통해 보기쉽게 표기 해주고 검색을 가능하게 해 줍니다.

우선 세팅을 시작해 보겠습니다.

화면 상단에 File 메뉴로 가서 New Document 를 선택합니다.
새 노트 화면이 뜨면 우선 적혀있는 사용설명서는 다 지웁니다.
정리해 놓은 프로젝트, 할일 등을 옮겨 적습니다. 기존에 다른 시스템을 쓰시던 분들은 그냥 한동안 병행하시다가 언젠가 current project 가 모두 TaskPaper 로 관리될때 바꾸셔도 될것 같습니다.
파일을 DropBox 폴더로 저장합니다 (이건 나중에 더 설명하겠습니다)

쓰시면서 기억하실점:

drag and drop 가능합니다. Project 는 속해있는 todo 들이 다 따라가고요, todo 는 같은 프로젝트 안에서 위 아래로 위치를 바꾸거나 다른 프로젝트로도 옮길수 있습니다.
Todo 를 끝내셨으면 dash 를 클릭하면 줄이 그어 집니다. 끝났다고 표기된것입니다.
프로젝트 앞에 화살 아이콘을 누르면 그 프로젝트 할일만 보입니다.
Shift+Command+Enter 를 누르시면 Quick Entry Window 가 뜹니다. TaskPaper 가 background 에 실행만 되고만 있으면 어떤 프로그램에서도 이 방법으로 할일을 입력할수 있습니다. 개인 적으로 이게 있어야 Todo program 이라고 할수 있지 않나 싶습니다. 할일이 생각나는 즉시 어떤 어플에서나 입력할수 있는 기능은 기본이라고 생각되네요.
끝난 할일을 정리하시려면 Entry 메뉴에서 Archive Done Tasks 를 누릅니다. 그러면 끝난 할일들이 Archive 라는 프로젝트로 옯겨 집니다.
사람마다 GTD를 구현함이 다르겠습니다만 저는 한 Txt 파일만 씁니다. 사용기 찾아 보시면 Project 마다 txt 파일을 만드는 사람도 있고 가지 각색입니다. 취향의 문제이겠죠.
저는 노트 기능은 잘 안쓰고요, 예전에 글올렸던 evernote 로 계속 가고 있습니다.
Tag 는 관리창이 따로 없습니다. 그냥 입력해 놓은 tag 가 다 이고요, 윗 그림에 @ 버튼을 누르시면 지금 사용되고 있는 tag 들이 보이고 누르면 filter 가 됩니다. 그러니까 그 Tag 를 쓰는 Todo 가 없어지면 그 tag 는 리스트에서 사라집니다. 그리고 Tag 는 그 text 파일에만 적용됩니다. 그러니까 개개의 document 마다 고유의 tag 가 있게 되고요, 이것이 제가 한 txt 파일로 통일한 이유입니다.
할일 하나에 tag 가 여러개 붙을수 있고요, 검색도 다 됩니다.
Autocomplete 기능이 있어 tag 도 몇글자만 치시면 나머지는 알아서 채워줍니다.

마지막으로 Txt 기반 GTD 의 장점 을 정리해 보고 다음글로 넘어가겠습니다:

TXT 파일은 어느 OS 에서도 editing 이 가능합니다.
Project 를 하는 경우 거의 혼자 하는 project 는 없죠. 그러면 같이 하는 사람들과 할일들과 끝난일들을 e-mail 로 서로 보고하고 상의해야 하는데 text 파일은 copy and paste 가 쉽습니다. 대부분 관리 어플들은 Todo 하나하나를 copy 해서 보내야 되죠.
간단 명료함 – 만질 버튼도 없고, 세팅할것도 없고, 그저 할일만 생각하게 해주는 환경입니다.
빠름 – 마우스를 거의 안만지게 되요.