GTD 소개글

What Is GTD (Getting Things Done?)

Getting Things Done (GTD) is actually two things: A productivity method, and a best-selling book by author and productivity consultant David Allen. It’s been around for a long time, and it’s a staple of productivity enthusiasts everywhere—including here at Lifehacker. Still, we’ve never done a deep dive on what it is and how you can make it work for you. And, since we’ve recently been diving into some of the life hacking basics for new readers in our 101 series, we thought it was worth revisiting.

Put simply, GTD is a method for organizing your to-dos, priorities, and your schedule in a way that makes them all manageable. One of GTD’s biggest benefits is that it makes it easy to see what you have on your plate and choose what to work on next. It also has a strong emphasis on getting your to-dos out of your head and into a system you can refer to. This clears your mind of any mental distractions that will keep you from working efficiently.

That all sounds great, but GTD also has a reputation for being complicated. It doesn’t have to be, but part of the reason why it’s earned that reputation is because there’s no one, rigid, “right way” to practice it. There are lines to stay inside of, but there’s no “do this, then do that, and put these into that category” kind of rulebook. There’s no preferred app to use or journal to buy to make it work. Part of that vaguery makes it easy to remix and personalize it to match your needs, but it also makes it difficult to approach. In this post, we’ll walk you through the basic tenets of GTD from a beginner’s perspective, and offer some tips to help you apply a simplified, more accessible form to your hectic schedule and overflowing to-do list.

Getting Things Done (GTD) 는 사실 두가지 입니다:  생산성 향상법이기도 하고 컨설턴트이며 작가인 David Allen 씨의 베스트 셀러 출판물이기도 합니다.  아주 오래된 방법이고 생산성 빠(?)들의 – 여기 Lifehacker 를 포함한 – 주요 산물입니다.  그럼에도 불구하고 우리는 이 방법을 어떻게 적용하나에 대해 깊이 구체적으로 서술한적은 없습니다.  그리고 우리는 최근에 life hacking 기초를 101 시리즈 글을 통해 소개하고 있기 때문에 GTD 를 다시 한번 다루는것이 가치가 있다고 생각되었습니다.

간단하게 설명하자면 GTD 는 당신의 할일과 사항들, 그리고 일정을 관리가 용이하도록 정리하는 밥법입니다.  GTD 의 가장 큰 장점중에 하나는 나의 책임진 할일들을 포괄적으로 검토한후 다음에 무엇을 할것인지 결정할수 있게 해주는 것입니다.  GTD 가 강조하는 바의 하나는 할일들을 머리에서 빼내 내가 검토할수 있는 시스템에 저장 하는것입니다.  이러 함으로 능률적인 일처리를 방해하는 산만함을 제거하는 것입니다.

다 좋게 들리지만 GTD 는 복잡하다는 평판이 있습니다.  그렇지 않아도 되는데 이러한 평이 있는 이유중에 하나는 GTD 는 실행에 관해 엄격한 정도가 없는것일것입니다.  넘지 않아야 되는 선은 있지만 “이것을 하고, 그 다음에는 이것을 하고, 그리고 결과물들을 이 카테고리에 저장하고..” 이런 규칙들은 없습니다.  권장하는 App 이나 구매하면 되는 일기장은 없습니다.  이 모호함이 개인의 필요에 따라 GTD 의 맞춤식 적용을 가능하게 하지만 처음에 다가가기에 어렵게 만들수 있습니다.  이 글은 GTD 의 기본 원칙/방침들을 초보의 관점에서 살펴보고 당신의 빡빡한 일정과 넘치는 할일 목록에 간소화한 GTD 를 적용한는 몇기지 팁을 제시해볼까 합니다.

The Five “Pillars” of GTD

GTD is an organizational system. It doesn’t put rules around how you actually do your work. Instead, it focuses on how you capture the work you need to do, organize it, and choose what needs your attention. At its core, GTD stands on five “pillars,” or steps to getting and staying organized:

1. Capture everything. Your to-dos, your ideas, your recurring tasks, everything. Put it in a pen-and-paper notebook, a to-do app, a planner, whatever you prefer to use to get organized. GTD doesn’t say to use a specific tool, but whatever you use has to fit into your normal flow. The barrier to using it should be so low that there’s never a reason for you to say “I’ll add it to my list later.” You want to capture everything as soon as it happens so you don’t have to think about it again until it’s time to do it.
2. Clarify the things you have to do. Don’t just write down “Plan vacation,” break it down into actionable steps so there’s no barrier to just doing the task. If there’s anything you can do right away and have time to do, get it done. If there’s anything you can delegate, delegate it. Here’s a helpful video where David Allen explains how to clarify your to-dos so they don’t require more time to figure out what you meant than it takes to actually do the thing you wanted to do.
3. Organize those actionable items by category and priority. Assign due dates where you can, and set reminders so you follow up on them. Pay special attention to each item’s priority, as well. You’re not actually doing any of the items on your list right now, you’re just making sure they’re in the right buckets for later, and your reminders are set. In short, this is quality time with your to-do list, inbox, and calendar.
4. Reflect on your to-do list. First, look over your to-dos to see what your next action should be. This is where the clarifying step pays off, because you should be able to pick something you have the time and the energy to do right away. If you see something that’s so vague that you know you won’t be able to just pick up and run with it, break it down. Second, give your to-do list an in-depth review periodically to see where you’re making progress, where you need to adjust your priorities, and determine how the system is working for you.
5. Engage and get to work. Choose your next action and get to it. Your system is, as this point, set up to make figuring that out easy. Your to-dos are organized by priority and placed in categories. You know what to work on, and when. They’re broken into manageable, bite-sized chunks that are easy to start. It’s time to get to work.

Those are the basic principles of GTD. At its core, GTD gives you a way to get everything you need to remember out of your head and into a system that can remember them for you, organize them, and break them down into pieces you can work with. That way the next time you look at your to-do list, there should be no confusion over what you have time to tackle, or what’s most important. You can spend less time thinking about what to do and how to work and more time actually working.

GTD 는 정리 시스템입니다.  당신이 어떻게 일하는지에 대해 규제하는 규칙은 없습니다.  그 대신, 당신이 해야 하는일을 어떻게 수집, 정리하고 그중 지금 집중할것을 선택하는 과정에 촛점을 둡니다.  GTD 의 핵심은 5가지 기둥, 혹은 정리된 상태에 도달하고 유지하는 단계에 있습니다.

1.  모든것을 수집 (원서의 뜻은 포획에 가깝습니다) 한다.  할일, 아이디어, 되풀이 되는 일들을 포함한 모든것.  펜으로 종이 노트북에 쓰던, to-do app 에 입력하던, 플래너에  기록하던, 원하는 정리 수단에 모든 책임진 할일들을 수집해야 합니다.  GTD 는 이에 관해 권하는 도구는 없지만 당신의 일반적인 작업 흐름에 맞아야 합니다.  사용에 있어 불편함의 장벽이 너무나도 낮아 “나중에 목록에 기록해야지” 할 여지가 없어야 합니다.  모든 할일은 발생되자 마자 수집되어 당신은 그 할일을 할 시간이 될때까지 그것에 관해 생각을 안할수 있어야 합니다.

2.  할일을 명확하게 정의한다.  “휴가 여행 계획” 이라고 쓰지 말고 행동 가능한 개개의 할일들로 나누어야 그 단계를 실행할때 생각이 필요 없습니다.  지금 당장 할수 있는 일인데 지금 할 시간이 있으면 당장 해버립니다.  위임할수 있는 일이 있으면 위임합니다.   이 링크에는 GTD 저자 David Allen 씨가 나의 할일을 명확히 기록하는 법, 그리하여 나중에 내가 무슨 뜻으로 이걸 적었나 하는 의문을 피하는 법을 논한 비디오가 있습니다 (죄송합니다.  영어이고 이것은 번역 안하겠습니다.  요약하지면 어디서, 무엇을, 어떤 결과를 내야 하는지 기록이 되어야 합니다.)

3.  행동 가능한 할일들을 카테고리 (범주) 와 중요함에 따라 정리한다.  만기 날자가 있는것은 지정하고 그런것은 그전에 상기하는 수단을 써 후속 조치를 가능하게 합니다.  개개의 아이템의 중요성/우선순위 를 각별히 주목해야 합니다.  이 단계에서는 목록의 할일들을 행하는것이 아니고 나중에 점검할수 있도록 맞는 용기에 저장하고 상기 수단을 설치하는 것입니다.  짧게 요약해 이는 당신의 할일 목록 (To-do list), 수집함 (Inbox) 와 달력 (Calendar) 화 함께하는 의미있는 시간입니다.

4.  할일 목록에 관해 사색한다.  우선 할일 목록을 보고 다음 행동을 결정 합니다.  할일을 명확히 한 노력의 수확은 지금 일어납니다.  왜냐하면 거의 즉시 지금 할수있는 시간과 기력이 있는 일을 찾을수 있을것이기 때문입니다.  만약에 너무 애매모호하게 기록해 지금 당장 행해야 하는 행동이 분면하지 않은 할일이 보이면 (이것은 Project 입니다…) 더 잘게 쪼갭니다.  둘째로 할일 목록을 주기적으로 깊게 검토하고 나의 진전 여부를 확인하고 우선 순위를 조정해야 하나를 살펴봅니다.  그리고 이 시스템이 나에게 실용적인가를 판단합니다.

5.  교전을 시작하고 일한다.  다음 행위를 고리고 행합니다.  당신의 시스템은, 이제까지, 내가 다음 할일이 무엇인가를 쉽게 판단하도록 만들어 졌습니다.  당신의 할일들은 중요성과 카테고리를 기반으로 정리 되었습니다.  당신의 무엇을, 언제 해야 하는지 알고 있습니다.  그 할일들은 감당할수 있는 작은 행위들로 나누어져 시작하기 쉽게 되어있습니다.  일을 사작할 시간 입니다.

위는 GTD 의 기본 원칙들입니다.  GTD 의 진수는 당신이 기억해야 하는 모든 책임진 할일들을 머리에서 뇌 대신 기억해주는 시스템에 이전시키고, 정리하고, 감당할수 있는 행위들로 나누는 것입니다.  이리 하여 다음에 당신이 할일목록을 검토할때, 어떤일이 가장 중요하고, 어떤일을 지금 할 시간이 있고에 관해 어떤 혼란도 없어야 합니다.  뭘할까 고민하는 시간을 줄이고 그 남는 시간을 일 하는데 지정합니다.

How to Get Started with GTD

Now that you understand the basic premise of GTD, getting started is simple. In fact, it’s likely that many of the pillars of GTD are already part of your workflow. Maybe you have a to-do app already, or a regular meeting with your boss to discuss priorities. It may seem daunting—or like you’ll spend more time getting organized with something like GTD than you’ll actually spend doing your work—but it doesn’t have to be that way. Here’s how to get started.

First, you need some tool to capture and organize all of your ideas, to-dos, responsibilities—everything you need to remember. You likely already have a favorite to-do list app, journal, and planner that you use to stay organized. If you don’t, look for one that works with your flow. When the boss surprises you with a new task while you’re working on something else, you want a tool that lets you get that task out of your head and into your system as quickly as possible. That way you don’t have to stress over it, or try to remember it later. If your current to-do app doesn’t give you that freedom, find one that does, even if it’s post-it notes or a whiteboard.

Next—and here’s the thing most of us don’t do now—set aside a little time every week, or at the beginning of every day to really get in touch with your to-dos. After all, there’s no faster way to waste time on work than working blindly without thinking about the big picture, or what else you have to do that’s more pressing. Make sure those to-dos are arranged in specific tasks that you can pick up and run with whenever you have time to do them. Make sure they’re also organized by priority, so you never have to waste time figuring out what’s most important to work on. Ideally, when you’re finished, your to-dos should be easy to scan, you’ll be able to quickly see what’s most important, what takes the most or least time to accomplish, and what you should tackle next (and after that, and after that.)

How you organize those to-dos is up to you, but remember, don’t over-hack your method. It’s the small things that make it, and if your to-do list is starting to get bloated with categories, varying priorities, and all sorts of labels and flags and functions, it’s time to go back to square one and simplify. Personally, every morning I spend about five minutes making sure everything on my to-do list reflects everything I need to do that day, and anything that’s big or vague has enough clarity that I can run with it. Then, once a week, I give myself about a half-hour to an hour for a weekly review, where I do a deeper dive, make sure I follow-up on anything I’ve been meaning to but neglected, add any lingering ideas to my to-do list, delegate what I can, do a little brainstorming, and shift priorities around if I need to.

이제 GTD 의 기본 원칙을 이해 하셨으니 GTD 를 시작하는것은 간단합니다.  사실, GTD 의 원칙중 많은 부분은 이미 당신의 기존 작업 방식의 일부일 가능성이 높습니다.  To-do 앱이 이미 있을수도 있고, 상사와 정기적으로 만나 일의 우선순위를 정하고 있을수도 있습니다.  GTD 는 벅차게 다가올수도 있고 또는 정리가 일하는것보다 오래걸리것 처럼 보일수도 있지만 그렇지 않게 만들수도 있습니다.  시작하는 법을 살펴보겠습니다.

우선 기억해야 하는 모든 아이템 – 아이디어, 할일, 책임진 일등등 – 모든 아이템을 수집하고 정리하는 수단이 확보되어야 합니다.  이미 즐겨 사용하는 todo 앱, 일기장, 혹은 플래너가 있다면 이것을 사용합니다.  그렇지 않으면 작업 방식에 잘 융화되는 수단을 살펴보세요 (컴퓨터로 일하는 사람은 앱, 현장에서 빨리 기록해야 되는 사람은 노트북, 등등)  치열하게 일하고 있는데 상사가 처리할 일을 더 지정해 주면 이것을 신속히 수집하고 시스템에 입력해 버려 머리를 다시 비워야 합니다.  그리하여 새로운 할일에 관해 스트레스 받는것을 없에고 나중에 기억하려 하는 노력을 피합니다. 당신의 기존 todo 체재가 이런 자유도가 없으면 있는 그것을 찾아야 합니다 – 그것이 하찮은  post-it 노트이던 화이트보드이던 말이죠.

다음 – 그리고 이것은 우리 대부분이 현제 하고 있지 않은 것입니다 – 일주일에 한번,또는 매일 하루 일과를 시작하기 전에. 소량의 시간을 할일 목록을 검토하는데 할당합니다.  생각없이 막 일하는것, 혹은 더 급한, 중요한 일을 놔두고 불필요 한 일을 하는것처럼 시간 낭비가 없습니다.   행동 목록의 할일들은 실행에 관해 아무런 판단없이 행할수 있는 일이어야 하고 그리하여 시간이 나면 그냥 할수 있어야 합니다.  할일에 우선운위도 중요해 지금 가장 급하게 해야 하는 일이 무엇인지 생각하는데 시간을 허비하지 않을수 있어야 합니다.  이상적으로 생성된 목록은 신속하게 무엇이 가장 중요한지, 무엇이 가장 오래 걸리는지, 그리고 당신이 다음에 할일이 무엇인지 알려줄수 있어야 합니다.

위의 조건들을 충족하는 할일 정리법은 개인의 자유입니다.  당부하고 싶은것은 너무 복잡하게 하시지 말라는 것입니다.  성패여부는 아주 작은것에 달려있고 할일 목록이 많은 category, 미세하게 분리된 중요성, 그리고 기타 태그, 리마인더 와 기능이 덧붙여져 불어나기 시작하면 이것은 이 과정을 다시 시작하라는 계시입니다.  개인적으로 저는 매일 아침 한 5분동안 내 할일 목록이 내가 정말 해야하는일들을 반영하는지 확인하고, 할일 중에 너무 범위가 크거나 행위가 정의되지 않은것을 명확히 합니다.  그리고 일주일에 한번, 30분에서 1시간의 시간을 할일 목록을 가꾸는데 할애하고 내가 후속 처리하려 했으나 아직 하지 않은일, 생각하고 있었으니 수집함에 입력하지 않은일, 위임할 일들, 급함/중요성이 바뀐일들을 갱신합니다.  (위임할수 있는 일은 다 위임하는것이 이 문장의 꿀팁입니다 – 이것은 주변 사람들에게 피해를 끼치라는것이 아니고 다른 사람의 영역인데 내 목록에 있는일들, 그런 분리선이 명확하지 않아 누가 해도 되는일들 등을 다른이에게 도움받기를 청하는것도 됩니다.)

Find a GTD-Friendly System that Works For You

You might think that David Allen himself uses some expensive planner, or a plethora of to-do apps to do what he does. He doesn’t. Actually, he really just uses paper. In fact, his workspace always has notepads nearby, so he can jot down ideas and to-dos quickly and get them out of his head.

If you like the paper approach too, the previously mentioned Bullet Journal system is very GTD-friendly, in that it encourages you to spend time reviewing and prioritiing your to-dos, and it makes it easy to add new to-dos to your list. It adds more structure than GTD requires, but that may work for you.

If you prefer the app-centric approach, you have plenty of options.Evernote is a popular choice, and we’ve mentioned how to make it GTD-friendly in the past, along with some templates to get you started. I you prefer Springpad, it’s easily massaged into a GTD-friendly organizer as well. Microsoft OneNote is equally powerful and equally GTD-friendly. All three are great for GTD, even if they’re a bit heavy and feature-rich.

You don’t have to use multipurpose apps like Evernote or OneNote for GTD if you don’t want to. Even simple to-do apps, like GQueues, Doit.im, and even Apple’s own Reminders app that fit the mold well. In fact, any to-do app or note-taking tool that also lets you organize, prioritize, and review the things you have to do will work nicely. That said, some make it easier than others, and some are designed with GTD in mind. Keep an eye out for that if you’re looking.

David Allen (GTD 저자) 는 비싼 플래너, 혹은 수많은 to-do app 을 사용한다고 생각할수도 있습니다.  그는 그러지 않습니다.  사실 그는 종이 시스템을 사용합니다.  그의 책상 주변에는 노트패드가 항상 가까이 있고, 그는 아이디어와 생각나는 할일들을 빨리 기록하고 자기 머리에서 빼버립니다.

종이 접근법이 마음에 드시면 이전에 (lifehacker 에) 소개한 Bullet Journal system 은 할일에 급함/중요성을 지정하는 습관을 장려하고 새 할일을 더하는것을 쉽게 하기 때문에 GTD 에 적합합니다.  GTD 가 요구하는것보다 더 많은 구조적 요소를 더하기는 하는데 그것이 더 편할수도 있습니다.

앱 위주의 접근법이 더 마음데 드시면 많은 옵션이 있습니다.  Evernote 도 대중적인 선택이고 저희 (lifehacker) 블로그에서 GTD 최적화 하는 법과 여기에 쓰이는 몇가지 template 을 소개한적도 있습니다.  개인적으로 저는 (저자, 번역자는 아님) Springpad 를 선호하고 이 또한 쉽게 GTD 에 맞춰질수 있습니다.  Microsoft OneNote 또한 동등하게 강력하고 GTD 우호적입니다.  셋다 GTD 용도로 쓰기에 알맞으나 덩치가 크고 기능이 좀 많습니다.

GTD 를 하기 위해 꼭 Evernote 나 OneNote 같은 다용도 앱을 써야 하는것은 아닙니다. 

GQueues, Doit.im 같은, 하물며 Apple 의 기본 Reminders 앱같이  아주 간단한 Todo 앱들 도 GTD 하기에 부족함이 없습니다.  사실 어떤 Todo app 이나 노트 수집앱도 정리, 중요 순서 정하기 그리고 검토가 가능하면 GTD 에 적합합니다.  그러나 어떤 앱은 GTD 에 적용하기가 쉽고 어떤 앱은 아예 GTD 를 염두에 두고 만들어 졌기도 합니다.  도구를 선택중이시라면 이점을 유의하시면 좋습니다.

Remember, This Is Just One Philosophy

GTD has a lot going for it, but let’s not forget: it’s just one philosophy. It isn’t for everyone, and it may not be the best productivity system for you. There are lots of productivity systems and methods out there, and while some people worship GTD like the Bible, it’s just one very popular system of many. The best way to use it is to massage it into a system that works best for your needs, not to strictly adhere to all its rules. It’s dying to be remixed and adapted.

For example, if your to-dos come in the form of emails, your inbox should be part of your system. Keeping your inbox clean—or at least organized—is part of the “capture” and “organize” steps above. This Gmail workflowhelped our own Melanie Pinola get her inbox under control, and I still swear by Gina Trapani’s “Trusted Trio” of mail folders, not because it makes my inbox look clean, but because it combines capturing and clarifying in one. If you’re a student, this college-friendly workflow may appeal to you because it deals in both time-sensitive (assignments, papers, exams) and context-specitic (studying, organizing notes, research) items. Whatever you do, make sure it works for you and that it’seasy. Don’t get caught up in productivity for productivity’s sake.

GTD 는 많은 장점이 있지만 그또한 일개 일처리 철학이라는것을 잊어서는 안됩니다. 모든이에게 맞을수는 없고 당신에게 최고의 시스템이 아닐수도 있습니다.  생산성 시스템과 방법론은 아주 많고 어떤이는 GTD 를 성서처럼 받들지만 GTD 도 많은 이러한 시스템중에 각광받는 하나의 시스템입니다.   가장 최상의 GTD 적용법은 당신의 필요에 맞게 맞추는것이지 모든 GTD 의 룰을 절대적으로 따르는것이 아닙니다.  GTD 자유도는 사실 적용과 개조를 필연으로 만듭니다.

예를들어 당신의 할일들은 이메일 형태로 다 들어어면 당신의 이메일 inbox 는 시스템의 일부가 되어야 합니다.  Inbox 의 정돈 – 아니면 적어도 정리는 해놓는것 – 은 위에서 설명한 수집과 정리 단계의 일부입니다.  링크의

Gmail workflow 는 우리의 Melanie Pinola (제가 번역한적 있는 Evernote vs Onenote 글의 저자입니다) 의 inbox 를 제어가능 상태로 돌려 놓았고 저는 아직도 Gina Trapani 의 “Trusted Trio” (신뢰하는 셋) 메일 폴더를 신뢰하고 있습니다.  당신이 학생이시라면 이 대학 학업에 우호적인 workflow 가 마음에 드실수도 있습니다.  왜냐하면 이 적용방식은 마감이 있는 일거리 (숙제, 과제, 논문, 시험) 과 상황 (공부, 노트 정리, 연구 등등) 에 따라 정리를 가능하게 하기 때문입니다.  무엇을 하시던 당신 개인에게 실용적이고 쉬운 방법을 택하셔야 합니다.  생산성은 효율적인 일 관리/처리의 부산물이지 그것 자체가 목표가 아닙니다.

Additional Reading

By now you have the tools by now to get started with GTD and make it work for you. We’ve really only scratched the surface, and the actual bookoffers more specific tips and examples you can apply to your specific needs. If you’re looking for more resources, here’s a short list of articles worth reading:

• Practicing Simplified GTD
• GTD Times
• Zen Habits’ Getting Things Done FAQ
• 43 Folders’ Getting Started with GTD Guide
• Mashable’s GTD Toolbox
• Our GTD tagpage

Remember, the goal of GTD is to spend a little time organizing to get a big payoff of time you would have spent on unnecessary, unproductive work. For your efforts, you’ll be more organized and relaxed, because you’ll never have to stress out about what to do next, how to do it, and when you’ll have time—your system will handle that for you. The end result is that you’re more in tune with your work and you’re more engaged with your life.

이쯤이면 당신은 GTD 를 시작하고 적용하는데 필요한 도구들을 갖추었을 것입니다.  이 들은 겨우 것 핥기를 한것 뿐이고 원서는 당신의 개인적인 상황에 적용될수 있는 더 많은 팁과 예를 수록하고 있습니다.  만약 더 많은 참고물이 필요하시다면 아래에 몇가지 읽어볼많한  글들이 있습니다 (죄송합니다 – 다 영문 원서 입니다.  이번 글에는 번역을 생략하겠습니다)

• Practicing Simplified GTD
• GTD Times
• Zen Habits’ Getting Things Done FAQ
• 43 Folders’ Getting Started with GTD Guide
• Mashable’s GTD Toolbox
• Our GTD tagpage

GTD 의 목표는 앞서서 조금 정리하는데 시간을 투자해 나중에 불필요한 시간 낭비, 일거리를 줄이는 득을 보는것입니다.  이 노력으로 인해 당신은 이제는 뭘 해야하나, 또 언제 할수있을까 고민을 안하고 더 체계를 갖추고 느긋 할수있습니다.  시스템이 이 부분을 담당해 주니까요.  궁극적으로 희망하는 결과는 내 일에 장단이 잘 맞아 인생을 더 깊게 경험하며 살수 있는것입니다.