GTD 워크플로우 부분별 담당 하는 앱 + 조합 2020년 3월

 

다음행동/위임한 일/언젠가로 보류된 프로젝트

 

Editorial iOS

할일을 앱으로 기록하고 관리하는 사람은 많기 때문에 이에 부합하는 많은 앱들이 존재하고, 이들은 대부분 생산성 철학이나 방법론을 구현하려 하거나, 강조하는 특화점이 있습니다.

대부분 GTD 시스템은 할일 관리 앱 선택 부터 시작 됩니다. (저는 자료 정리부터 시작했지만요)
그만큼 중요한 부분이고, 위의 GTD 워크플로우에서 할일 관리앱이 차지하는 비중은 무척 큽니다. 실행이 가능하고 달력에 안들어가는 일은 모두 할일 관리앱에 기록 됩니다. 가끔 달력까지 포함한 앱도 있고요.

크게 보면 할일 목록을 생성하는 거의 모든 앱은 GTD 다음행동, 프로젝트, 위임/대기 목록을 관리할수 있습니다.
GTD 구현을 위해 앱이 갖추어야할 필수 기능은 두가지 밖에 없습니다:

1. 태그와 카테고리를 통한 할일 분류
2. 프로젝트와 할일의 구분

여기에 제 상황에 필요한 몇가지 기준을 더하면:

1. Mobile 과 데탑 앱이 있어야 함
2. 클라우드를 통해 동기화 되어야 함
3. 각 기기 안에서 다른 앱들과 스크립팅, automation 을 통해서 연동이 가능해야 함 --> 중복 입력, 복사/붙이기 필요 최소화
4. 개인적으로 모든 Input 들이 dropbox 에 집합 정리 되기 때문에 dropbox 연동성이 뛰어나야 함.

이렇게 되겠습니다.

제가 쓰는 다음행동/위임.대기/프로젝트 관리앱은 2014년에 글 로 사용법을 소개한적이 있는 Editorial 입니다.

우선 예전에 올린 Editorial 사용법 설명 글입니다.
Editorial 을 이용한 iPad GTD 세팅하기

이 글을 쓴후 OS 와 앱이 바뀐점도 많으니 2020년 Editorial 사용기를 한번 얘기해 보겠습니다.

 

PlainText

플레인 텍스트는 읽을수 있는, 키보드에 있는 글자만 써서 할일 을 기록하는 방식입니다.
워드파일을 텍스트 에디터로 열어보면 코드만 보이죠. 플레인 텍스트는 그림이나 폰트크기 같은 양식정보는 배제하고 어떤 앱으로 열어도 글씨가 읽혀 집니다. 일반적으로 TXT 확장자 파일로 저장되고, 확장자가 바뀌어도 텍스테 에더터 앱으로 열기가 가능합니다.

그러면 약간의 문법을 부여해서 GTD 에 나노은 개념들 - 프로젝트, 할일, 실행환경, 그리고 노트를 구분할수 있게 만들수 있습니다.

GTD 영문 원서에서는 이들을 Project, NextAction, Context 라고 칭합니다. 노트는 프로젝트 관련 정보인데, 짧은 설명이나 링크, 전화번호, 주소 같은 프로젝트, 할일을 처리할때 유용한 부수 정보를 편의상 할일 목록에 첨부 합니다.

잠깐 번역에 관한 설명: 할일 은 Next Action 의 정확한 번역은 아니고, 사실 “다음 행동” 이 맞습니다. GTD 는 모든 일거리를 지극히 주관점인 관점에서 보기 때문에 “일” 이라는 단어는 외적인 요인이 포함되어 있고, 경우에 따라 내 노력과 별개로 해결되거나 안될수도 있기 때문에 완벽한 본인의 통제이 앴는 “행동” 을 기록하고 목록을 만들라 가르칩니다. 그런데 저는 습관상, 또 To do 라는 말이 “할일” 이라고 일반적으로 번역되기 때문에 “다음 행동 목록”, “할일 목록” 을 동일하게 씁니다. 미리 양해를 부탁드리겠습니다.

 

Taskpaper 문법

Taskpaper 문법은 MacOS 용 TaskPaper 라는 앱에서 따온 문법입니다. 아래와 같이 생겼습니다.

앱은 아직도 개발되고 있고 널리 사용되고 있지만, 제가 macOS 환경을 떠난 이유로 대안이 필요하게 되었습니다.

문법은 스샷에 나오는 대로 입니다.

 프로젝트는 줄 끝에 구두점으로 표기 합니다:
   - 할일/다음 행동은 줄 앞에 대쉬 (-) 를 써서 표기 합니다.  @실행환경은 환경 앞에 골뱅이를 띄움 없이 써서 표기합니다.
   - 다음 할일 @직장 @의제(과장님) @due(2020-02-15) 
   - 그 다음 할일 @전화(호식이) 123-456-7890
   노트는 앞, 뒤에 아무 표식이 없이면 노트로 간주 됩니다.  
   탭을 써서 할일이나 노트가 프로젝트에 속해 있음을 나타냅니다.  

보통 Takspaper 를 지원하는 앱은 이 외에도 링크, 이메일 주소나 전화번호 같은 특수한 정보는 알아보고 파싱을 통해 브라우저, 드랍박스, 전화 앱 등 적절한 앱으로 이어주는 링크를 생성 합니다.

이렇게 쓰인 목록은 TXT 포맷으로 저장되고, .taskaper 라는 확정자가 지정 됩니다. 확장자가 taskpaper 이나 txt 파일 이기 대문에 어떤 텍스트 에디터로도 열기가 가능 합니다.

Editorial 에서 taskpaper 확정자가 달린 파을을 생성하면 이렇게 보입니다. 앱이 더한는 기능성은 파란색, 익스텐션으로 더해지는 기능은 초록색으로 표시 해 봤습니다.

우선 Taskaper 텍스트파일을 좀 보기 쉽게 변환시켜서 보여 주는것 이 (프로젝트 폰트를 크게, 링크는 파란색으로, 대쉬는 체크박스로 바꿔서, 할일이 있는줄은 옅은 노란색으로) 보이고, 몇가지 기능성을 부여한것도 볼수 있습니다. 검색이 있고, 손잡이로 프로젝트와 할일, 노트를 위 아래로 움직일수 있고 (이런식으로 할일이 속한 프로젝트를 바꿀수도 있습니다), 프로젝트나 할일에 속한 하부 요소들을 접을수 있는것도 보입니다.

Editorial 은 워크플로우 라는 플러그인을 통해 기능을 더 부여 할수 있습니다. iOS 의 단축어 같은 개념이죠.
워크프로우는 Editorial 에 내장된 python 을 써서 상당히 강력한 새로운 기능이 더해 집니다.

이렇게 자주 쓰는 워크플로우는 화면 상단의 북마크 툴바에 넣어서 쉽게 사용할수 있습니다. 이 툴바에 다른 목록 파일의 링크를 버튼으로 삽입할수도 있습니다.

그러면 제가 bookmark toolbar 에 놓고 자주 쓰는 워크플로우 들을 선보여 보겠습니다.
대부분의 워크플로우는 실행을 하면 커서가 있는 줄을 자동으로 선택합니다.

공유/쉐어
선택된 (커서가 있던) 줄을 iOS의 기본 공유/쉐어 기능을 부릅니다.
iOS 에 공유 메뉴에 있는 모든 앱에 선택된 줄의 문구를 보낼수 있기 때문에 아주 자주 쓰입니다.

내장된 워크플로우 에디터로 쉽게 만들수 있고, 만들어놓은 사진을 여기 올렸습니다.

클립보드에 추가
선택된 (커서가 있던) 줄을 클립보드에 복사해 줍니다. 이것도 아주 자주 써요.
애석하게도 보이는게 아니라 스샷이 없습니다. 그냥 실행하면 클립보드에 더해 집니다.

eMail/iMessage
비슷한 워크플로우라 email 만 설명하겠습니다. 선택된 (커서가 있던) 줄을 복사해 이메일의 본문, iMessage 의 내용에 붙여 줍니다. 사용자는 받는이만 설정해 주거나, 이메일 주소를 입력하면 되고요.

웨크플로우 구성은 간단해서 아래에 스샷을 링크 해 놨습니다.
메세지
이메일

 

주소록 검색
누구를 연락해야 하거나, 찾아가야 하는 일을 입력할때에는 그 사람의 전화번호나 주소, 이메일을 할일에 입력해 놓으면 나중에 실행할때 편합니다. 그러면 Editorial 에서 입력을 멈추고 이 정보를 찾아야 되죠. 그것을 피하기 위해 Editorial 안에서 주소록 검색을 해주는 워크플로우 입니다. 이 워크플로우는 복잡하고, 제가 만든것은 아닙니다. 이 링크 를 Editorial 이 설치된 기기 브라우저에서 여시면 다운 받으실수 있습니다.

1. 실행을 하면 이런 팝업 창이 뜹니다. 이 창에세 연락처 검색을 합니다. 부분 검색도 가능 합니다 (예를 들어 김씨 만, 이름의 부분만)
   
2. 검색 결과중에서 원하는 연락처를 고릅니다. 저는 D 를 검색했더니 D 자로 시작하는 이름, 회사들이 다 나오네요.
   
3. 사람을 고르면 주소록에 저장된 정보가 보이고, 복사하고 싶은 부분을 고릅니다. 클립보드에 복사 됩니다.
   
4. 원하는 부분으로 커서를 자리잡고 붙여 넣으면 그 사람의 이름 + 고른 연락정보 가 입력 됩니다.
   

 

달력으로 보내기
선택된 (커서가 있던) 줄을 Fantastical 달력 앱으로 보냅니다. 가끔 할일이 마감일이나, 그것을 처리할 약속시간이 생기기도 하고, 또 자연스러운 생각의 흐음은 할일이 생각나고, 그 다음에 그것을 할수 있는 시간이나 날자가 생각 나기 때문에 입력을 멈추고 달력으로 전환하기 보다는, 그냥 다 입력을 마치고, 시간과 날자를 입력한 다음 달력으로 보내는 방식이 더 직관적입니다.

또 Plaintext 의 특성상, 알림 기능 같은것이 없기 때문에 오늘 할일을 이 워크플로우를 이용해 달력으로 보내고, iOS Reminder 할일을 생성해서 알림을 이용할수 있습니다.

Fantastical 이 아주 중요한 이유는 자연어 처리 기능이 있기 때문입니다.
그러니까 제가 Editorial 에서 쓴 할일을 읽어서 날자가 있으면 할일을, 날자와 시간이 있으면 약속을, 주소나 전화 번호가 있으면 그런 정보를 알아서 입력해 줍니다.

그러면 날자만 있는 할일을 이 워크플로우를 통해 Fantastical 에 보내면 아래와 같이 입력됩니다. Add 를 눌려주면 iOS Reminder 가 생성 됩니다. ADD 를 누르면 iOS 할일이 기록 됩니다.

시간과 날자가 있는 할일을 보내면 아래와 같이 예약/약속 을 생성 합니다. ADD 누르면 일정이 예약 됩니다.

이 워크플로우 또한 복잡하고, 제가 만든것이 아닙니다. 이 링크 를 Editorial 이 설치된 기기 브라우저에서 여시면 다운 받으실수 있습니다.

달력앱에 관해서는 따로 얘기를 해 보겠습니다.

iPadOS 단축어

Editorial 엡 밖에서도, iPadOS 안에서 단축어를 통해 taskpaper 파일에 몇가지 입력이 가능 합니다.
또 단축어는 홈스크린에 두면서 빠른 입력을 할수 있습니다.

 

단축어를 통해 새 할일 입력

1. 단축어를 실행하면 입력창이 뜹니다. 할일을 입력하고 OK 해 주면 됩니다.
   
2. 다음행동 목록 위에 입력한 할일이 입력되어 있는것이 확인 됩니다.
   

아주 간단한 단축어라 쉽게 스샷 을 따라 만들수 있습니다.

 

단축어를 통해 연락처와 새 할일 입력

1. 단축어를 실행하면 입력창이 뜹니다. @call Task 를 입력하라고 하는데, 이것은 누구를 연락해야 하는 할일입니다.
   
2. 그리고 할일과 연관된 연락처 검색창이 뜹니다.
   
3. 다음행동 목록 위에 입력한 할일과, 선택한 연락처 정보가 입력되어 있는것이 확인 됩니다.
   

이것또한 아주 간단한 단축어라 쉽게 스샷 을 따라 만들수 있습니다.

 

새 프로젝트 생성
새 프로젝트 생성 단축어는 프로젝트를 다음행동 목록에 더해주고, 관련 자료를 저장할 dropbox 폴더와, 끝난 할일들을 기록할 archive.taskpaper 파일을 생성해서 다음 할일 목록에 링크를 더해 줍니다. PC 에서는 아주 쉬운 일인데, 아이패드에서은 의외로 번거로울수 있기 때문에, 간단한 단축어를 통해 자동화 하였습니다.

1. 단축어를 실행하면 입력창이 뜹니다. 새 프로젝트 명을 입력하고 OK 해 주면 됩니다.
   
2. 다음행동 목록 위에 입력한 새 프로젝트와, 단축어가 생성한 Dropbox 프로젝트 폴더 링크가 입력되어 있는것이 확인 됩니다.
   

아주 간단한 단축어라 쉽게 스샷 을 따라 만들수 있습니다.

@waitingfor(아무개) tag

누구에게 해결을 부탁한일, 다시 말해 위임한 일은 GTD 원서에는 따로 목록을 만들라고 하는데 저는 그렇게 하지는 않습니다. 어짜피 제 목록에 있으면 누구에게 부탁했던 제가 완성을 책임 진 것이고, 따로 목록이 필요할 만큼 위임체계가 시스템화 되지도 않았고요.
그래서 누구에게 부탁을 했으면 할일을 입역하고 “@Waitingfor(아무개) @due(2020-04-15)” 같은 태그를 통해 누구에게 부탁을 했고 언제까지 해결이 필요한지 기록해 둡니다.

 

SublimeText PlainTask Add-on WINDOWS

Editorial 은 단축어와 내장된 워크플로우 기능을 사용해서 외부앱들과의 연동이 가능하지만, Windows 에서는 제 내공이 부족해 아직 이런 스크립팅을 만들어내지 못했습니다. (할일을 관리하는것도 중요 하지만, 할일을 하는것이 더 중요 하다보니 시간도 없고, 원래 코딩도 못해서…) 데스크탑 환경에서는 모니터가 크고, 저는 일반적으로 2개 에서 3개의 모니터를 사용하기 때문에, 사실 앱간의 연동은 Ctrl+C Ctrl+V 이나 여러 창 띄워놓고 그 사이에 드래그 앤 드랍으로 거의 해결이 됩니다. 이런게 안되니까 아이패드는 단축어가 필요한것이고요.
그래도 다음할일 목록을 열람은 하고, 입력도 해야 하기 때문에 Windows 에서 Taskpaper 파일을 읽는 수단이 있는것은 필수 입니다.

여러 Text Editor 앱들이 Taskpaper 플러그인을 통해 taskpaper 파일을 MacOS 앱 비슷하게 다룰수 있고, 대표적인 몇가지를 들자면:

1. Atom | Tasks Plugin
2. Vim | Plaintasks.vim
3. VisualStudio Code | ToDo Tasks
4. VisualStudio Code | Todo+

저는 SublimeText 와 PlainTask package 를 씁니다.

위에 예로 보인 다음할일 목록을 Sublime 에서 열어 보면 이렇게 나옵니다.

텍스트 에디터 플러그인 이라 여러가지 키보드 단축어 사용이 가능하고, 가장 유용한 몇가지는 스샷을 올려 봅니다. 날자 입력이 아주 편리 합니다.

아이패드와 데스크탑 윈도우 PC 는 다른 기기이고 독자적인 수집함들 입니다. 다른 기기이니 수집함에 들어오는 일거리도 다르겠죠. 어짜피 Dropbox 에서 모두 통합이 되지만, 예를 들어 현장에서 들어오는 input 은 주로 휴대기기, 책상 앞에서 접하게 되는 input 은 주로 PC 를 통해서 들어오겠죠. 그리고 GTD 워크플로우도 할수 있을때 하는것이기 때문에, 아이패드가 편할때에도 있고, 책상 앞에 있을때에는 PC 가 편하고, 둘다 쓸때도 있죠.

결론은 어느 환경에서나 다음행동 목록을 열수 있는 앱이 있어야 하고, 그리고 병경된 바는 싱크를 통해 모든 기기에서 적용이 되어야 하는것 같고, dropbox 를 통한 파일관리를 통해 관련 자료또한 다음행동 목록에 있는 할일을 따라 다녀야 한다는 것 같습니다.