GTD 워크플로우 III: 달력 + 보류 + 모든 요소의 융화

GTD 워크플로우 부분별 담당 하는 앱 + 조합 2020년 3월

달력

달력을 꼭 특정 시간/날자에 해야 하는일이나, 마감날자가 있는 일을 기록하는 수단입니다.
GTD 는 윈칙적으로 쉽게 달력에 무엇을 올려서는 안되고 (공간이 모자라죠), 한번 올라가면 그 시간은 예약된 시간으로, 달력 일정은 성역 (sacrosanct) 이라고 말합니다.
이것은 달력에 들어간 일정에 대한 사용자의 마음가짐에 관한 얘기이고, 달력앱 자체가 중요하거나 성역인것은 아닙니다. 기록물이 중요한것이지, 기록 수단이중요한것은 아니죠.

클라우드

달력 앱은 클라우드에 저장된 일정 데이터를 보여주는 스킨이나 테마 같게 생각 됩니다. 앱들이 더하는 기능은 입력의 편이, 일정 데이터를 보기 쉽게 보여 주는 디자인등 중요하기는 한데 한 기기에 여러가지 달력 앱이 같은 일정 데이터를 보여줄수 있습니다.

구글앱을 많이 사용하는 분들은 자연스럽게 gCal 을, 일정을 애플 기기로 관리하는 분들은 자연스럽게 iCal 이 되겠죠. Calendar 를 용도별로 여럿 만들어 쓰고, 공유나 구독도 하다보면 이것저것 섞이게 됩니다. 사용자는 사실 직접적으로 DB 테이블을 열람할 일은 없기 때문에, iCloud 나 구글 캘린더를 구분할 필요도 별로 없습니다.

MS 또한 outlook calendar 라는 서비스를 통해 웹에 저장되는 달력을 제공하나, 제가 개인적으로 써보지는 못했습니다.

연동이 핵심이기 때문에, Goodnotes 같은 앱에서 Template 을 써서 달력 일정을 필기 하는 방식은 추천이 힘듭니다.
이런 방식은 감성적이고 필기를 했기 때문에 쓴 일정을 나중에 기억 하기는 더 쉬우나, 달력 입력이 아이패드로 제한되는 불편이 따르고, 이메일, 문자 같은 디지털 소통으로 들어오는 일정을 쉽게 Ctrl+C / Ctrl+V 를 통해 입력하는 빠른 입력을 포기 합니다. 기기는 고장이 나거나 분실 되기도 하고, 그러면 달력에 입력이 안되는 상황이 옵니다.

iPad vs iPhone 달력

최근까지 같은 OS 였고 아직도 비슷하지만, 화면 크기의 차이가 있기 때문에 휴대성도 다르고, 용도도 다릅니다.

아이패드에서 보는 달력에 있어 가장 중요 한것은 1달 일정을 얼마나 잘 보여주느냐 인것 같습니다. 데스크탑도 마찬가지로, 한달 알정이 가장 중요한 뷰 인것 같습니다.
아이폰 에서는 하루 일정이 얼마나 잘 정리되어 있냐가 중요한것 같고요.

Fantastical 2 의 아이패드 버젼은 좋은 공간 활용을 보여 주지는 못했던것 같습니다. .
Fantastical2
1주일과 한달이 중복되게 나오고 진짜 필요한 일정 정보를 보여주는데에는 화면의 1/3 정도만 쓰고 있는것이 보입니다.
쓸모있는 정보는 화면의 왼쪽 하단에 오늘과 몇일 후의 일정이 보이는것이 다 인듯 싶습니다.

그래도 자연언어입력이 필요했기 때문에 아이패드에 설치는 해두고, 일정을 보는데에는 다른 달력앱을 썼습니다.

Readdle

Fantastical 3 이 출시 되면서 아래와 같이 많이 개선 되었습니다. 사이드바는 옆으로 밀어서 안보이게 할수 있고, 일정의 가독성은 많이 좋아졌고요. 폰트크기는 좀 작게 바꿀수 있었으면 좋겠는데, 애석하게도 안됩니다.
Fantastical3

Fantastical iOS

Fantastical

애플 환경의 큰 장점은 좋은 생산성 관련 앱들이 많고, 달력도 예외는 아닙니다.
아이폰과 아이패드에는 좋은 달력 앱들이 많고, iCal 이나 gCal 만 연동 가능하면 어느것을 선택해도 상관 없습니다.

다만, Editorial 을 사용 하려면 Fantastical 도 있어야 합니다. 버젼 3 으로 업데이트 되면서 구독 모델로 전환이 되었습니다. , Fantastical 을 Natural Language Input (자연언어입력) 을 이용한 입력수단으만 쓰기에는 무료 제공되는 앱으로 가능합니다.
이런경우에는 Fantastical 은 그저 Editorial 과 iCal/gCal 을 연동해주는 수단이 되겠죠.
달력을 여러게 용도별로 정리하거나, 다른 여러 기능들은 구독이 필요하나, Fantastical 2 유료 사용자에게 무료로 기존 기능들은 제공 합니다. 거의 필수앱으로 소개되는 경우가 많아서, 저같이 version 2 를 쓰던 사용자이고 예전 기능들을 무료로 제공 받는 상황이 많을 것으로 생각 됩니다.
Fantastical 의 단점을 들자면 Fantastical 은 할글화가 안되어 있고, 자연어 입력도 한글은 완벽한 지원이 안됩니다.
그래서 직접적인 달력 일정 입력과, 일정의 열람은 많은, 사용자가 편한 달력 앱으로 할수 있으나, 자연언어입력은 Fantastical 이 유일하고, 또 단축어와 자동화 지원이 강력해 많은 단축어가 존재 함으로 Fantastical 은 적어도 달력 입력 수단으로만 쓰더라도 무료 버전의 설치는 괜찮을 듯 합니다.

Outlook WIN

Windows 환경에서 iCal/gCal 달력을 접속하는 방법도 몇가지 있습니다.

  1. iCloud.com 을 통한 웹 iCal 접속
  2. calendar.google.com 을 통한 웹 gCal 접속
  3. Windows 10 달력 앱
  4. Outlook 엡 + iCloud Desktop for Windows 을 통해 iCal/gCal 동기화
  5. Thunderbird 앱 + Ligtning Plugin
  6. TodoistZenkit 같은 각종 일정/할일 관리 앱/서비스에 포함된 달력 기능

iOS, iPadOS 또 macOS 에서 가능한 하나의 달력에 여러 달력 서비스에 저장된 달력들을 합쳐서 보고, 각각의 입력과 공유를 제어할수 있는 방법은 제가 알기에 몇가지 안되고, 저는 Outlook 을 iCloud Desktop 앱을 통해 동기화 하는 방식을 씁니다 (4번).

Outlook 앱과 iCloud 의 동기화는 간단한 과정을 통해 세팅 할수 있습니다.

  1. Outlook 엡 을 설치.
  2. Windows 용 iCloud 설치. 링크를 따르시면 구체적인 설치 도움말이 있습니다.
  3. iCloud Desktop 에서 애플 아이디를 사용해 로그인 한 다음, “Mail, 연락처, 캘린더 및 작업 동기화” 를 선택 해주고 적용을 눌러 줍니다.
    iCloud Outlook sync

Windows 의 Outlook 앱의 한달 일정 뷰는 아래와 같습니다.
Outlook Month

왼쪽 하단의 달력 목록에 iCloud 라고 나오고, 그 안에 용도별로 (직장, 집, 아이들 일정 등등) 여러 달력이 있고 필요에 따라 필요한 달력 일정만 보이게 하거나, 모두 보거나 여라가지 선택이 가능 합니다.

최근에 들어, 제 컴퓨터가 오래되어가서 그런지 outlook 이 너무 느려서, 다른 방법을 찾아보고 있기는 합니다.
그래서 요즘에는 달력을 봐야할때 아이패드에 손이 뻗거나, 웹 google calendar 직접 접속을 통해 합니다.

Outlook 이 배그도 아니고, 컴퓨터 스펙의 문제는 아닌것 같고, 아마도 수년간 받은 이메일이 쌓이면서 앱이 느려진것 같고, 이메일과 별개로, 그냥 달력만 제어하는 특화된 앱이 절실한 상황 같습니다.

언젠가/보류

GTD 에서 언젠가/보류 는 선명한 정의가 내려져 있지 않습니다.
단기적으로 실행의 책임을 받아들이지는 않으나, 언젠가는 하려고 다짐하는 일거리들이 이 카테고리로 분류 됩니다.

GTD 원서에서는 보류도 종류를 구분 하는데, 단기적으로 (한 1년 정도) 보류 하는것은 Tickler File 을 통해 재검토 날짜를 일정으로 정해 버리고, 그 후로 미루어 지는것은 “언젠가, 어쩌면” 으로 분류 지어져, 따로 보관 됩니다.

이런 부류의 일거리는 프로젝트도 있겠고, 지금은 필요하지 않지만 정독하려는 참고자료나 책도 있고, 형태가 아주 다양할것입니다. 지금 행해야 하지 않으면 다 “언젠가” 또는 “보류” 로 구분 되니까요.

시간이 자날수록 여기에도 내용이 계속 쌓여 갑니다. 예를들어 언젠가 에베레스트 등산을 도전해 본다던가, 시간이 없어서 못 봤지만 읽어보고 싶은 책이 있다던가, 배워보고 싶은 언어, 이런것들이 다 프로젝트가 되고, 거기에 따른 관련 자료 같은것이 생기죠.

그래서 구체적으로 이 부분을 다루지는 않았지만, 앞서 자료 정리에 관한 글, 또 다음행동 과 프로젝트 목록 관리에 관 한 글 에서도 보류된 할일, 프로젝트, 관련 자료에 관한 언급이 있었습니다.

개인적인 경험상, 이런 보류된 건들은 영원히 그상태로 머물것 같지만, 의외로 망상을 하면서, 인터넷을 보면서, 자료와 발상이 속속 생기고 그 프로젝트와 관련 자료에 계속 더해 집니다. 예전에 어디에 기록하거나 저장할 곳이 없어서 잊혀지거나 잃어 버리던 언젠가 하려고 다짐만 하던 일들에 관한 아이디어나 자료들도 어딘가에 저장되고, 별다른 노력없이 정리 만으로 아주 수동적인 미세하나마 진행이 됩니다. 그러면서, 시간이 지날수록 구체화 되면서 틀이 잡히고, 또 실행할 생각도 하게 되기도 하죠.

나중에 읽기 목록 Instapaper

인터넷에는 지금은 그럴수 없으나, 시간이 되면 좀 생각하고 노트 쓰면서 읽고싶은 기사나 다른 읽을 거리가 많습니다.
일반적으로 제가 관심이나 필요는 있으나 잘 모르는 분야에 관한 (개인적인 예를 들어, 네트워크 고치는 법이나, 소통을 더 잘하는 법이라던가), 그래서 좀 집중하면서 읽어야 하는 글들이 이런식으로 보류 됩니다.

이 글은 의미가 있기는 한데 지금은 읽을수 없다는 판단이 들면 신속하게, 나중에 읽기 쉬운 형태로 저장하는것이 중요 합니다. 잊지 않을거라는 확신이 있어야 깨끗히 보류가 가능 하니까요.

왠만한 짧은 글은 Joplin Web clipper 를 써서 저장을 하고, 글이 좀 길거나, 좀 난해하면 Pocket 이나 Instapaper 나중에 읽기 서비스를 통해 저장 합니다.

포켓도 많이 쓰지만, 제 눈에는 인스타페이퍼 가 더 간결하고 읽기 편해 보여서 인스타페이퍼를 씁니다.
Chrome 브라우저 Add-on 을 통해 Chrome 으로 보고있던 웹사이트를 클리핑 할수 있고, Firefox Extension 도 있습니다.

iPhone, iOS, macOS 앱이 있고, Windows 에서는 웹 접속으로 글을 봐야 하고 화려하기 보다는, 그냥 집중을 돕는 정재된 디자인입니다.
Instapaper

그리고 Instapaper 에 클리핑된 문서와 웹에 있는 원서를 한번 비교해 보면:
Instapaper Article
원문과 상관 없는 사이트 관련 내용, 다른 클 링크, 로고, 이런것을 다 빼주고 내용만 정리를 해 주는것을 볼수 있습니다.

Kindle 사용자는 Kindle 지정 이메일을 입력하면 Instapaper 클리핑 된 글들을 정기적으로 보낼수 있습니다.
Instapaper Kindle

보류 프로젝트 Editorial iOS | SublimeText Taskmode WIN

보류된 프로젝트는 Plaintext 로 기록/관리 되고, 다음행동 과는 별개의, Someday/Maybe 라는 목록에 같은 Taskpaper 방식으로 기록합니다.
관련 자료는 개개의 보류 프로젝트 마다 폴더를 만들도 SomedayMaybe 라고 표시를 해 둡니다.

조합/융화

GTD 의 시작은 할일을 다 모으고 적으면서 시작 하는데, 시스템을 가동 하다 보면, 가공/명확화 과정과 수집은 실시간으로 동시에 일어납니다. 하고 있던것이, 외적인 요인으로 인해 완전히 변하게 되거나, 다른 방향으로 흐르게 될때도 있고, 시간 나면 해 달라던 일이 갑자기 몇월 몇일까지 급하게 해달라는 일로 변하기도 하고, 여러가지 변동이 와도 시스템은 흔들리지 않아야 합니다.
David Allen 이 말하는 물같은 마음으로 유연하게 대응을 하려면, 구축해놓은 틀 안에 되도록이면 많은 변수가 함축되는것이 필요한것 같습니다.

연동/동기화 Dropbox

이런면 에서, 어떤 기기에서도 생각이 나면 행동 목록과 자료의 열람이 가능하게 해주는, 파일 동기화 서비스의 의미는 크다고 생각 되네요. 그리고 Notion 이나 Todoist 같은 개별앱의 특화된 클라우드 동기화 기능과는 다르게, Windows 나 맥OS 에서 다뤄질수 있는 모든 형태의 파일의 저장과 동기화가 가능한 파일 시스템 위주의 동기화가 가장 중요한듯 합니다. 사실 자료가 할일이고, 다음행동은 거기에 붙여지는 부수 정보일 뿐이죠. 이것들이 따로 동기화 될 이유가 없고, 다음 행동 목록을 보면 연관된 이메일 Thread, drobox 폴더 접속이 빨리 가능한것이 목록의 목적인 상기 가 끝나고 실행으로 넘어가는데 저항을 줄이는 길입니다. 아니면 폴더를 뒤지면서 자료 다시 찾으러 다니고, 그게 쉽지 않으니까 목록을 더 가꾸기 시작하고 딴짓이 시작 되죠.

플로우

그러면 3개의 글에서 묘사한 위크플로우를 하나의 diagram 에 집약해 보겠습니다.

App based flow

노란색으로 "수집함 --> 이것은 무엇인가? … " 적은것이 GTD 워크플로우 입니다.

흰색으로 적은 것은, 개개의 일거리가 구분되는 워크플로우 입니다. 종이 서류는 스캐너를 통해 PDF로, 노트는 스캐너나 export 을 통해 PDF 로, Joplin 이 수집함과 Dropbox 중간에서 하나의 정리된 수집함 역할을 하고, 모든 자료는 Dropbox 폴더로, 자료에 붙는 뭘 언제까지 하라는 설명은 Taskpaper 파일에 기록 됩니다.

이 플로우의 요점은 노든 자료는 dropbox 로, 모든 다음 행동/프로젝트 다음 행동 기록은 Plaintext editor 로, 다만 dropbox link 와 gmail thread link 를 통해 서로 연결을 해놓는 것입니다. 여기에서 예외는 Instapaper, Joplin 정도 되고, 이렇게 되면 자료를 찾아서 해맬때, 찾을 곳이 3군대 밖에 없게 됩니다.

Summary

마지막으로, GTD 워크플로우의 각 부분마다, OS/기기 별로 담당하는 앱과 동기화 수단을 한번 나열 해봤습니다.

App for every GTD part

긴 글 읽어 주셔서 감사하고, 조금이라도 참고가 되셨으면 해요.

 

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